ダイレクトメールなど大量の郵便物を送るときは、市販のラベルに宛名を印刷すると宛名書きの手間が省ける。Wordの「差し込み印刷ウィザード」にあるラベル印刷機能を利用すれば、WordやExcelで作成した住所録から、選択した宛名を印刷できる。

 Wordの差し込み印刷ウィザードにはラベルに宛名を印刷するための設定が用意されている。あらかじめ作成しておいたデータベースから宛名データを差し込んで、ラベルを印刷することができるのだ。

 ラベルのサイズはメーカーや商品によって異なるが、多くの市販製品に対応している。デフォルトのレイアウトに使用する用紙がなければ、ラベルのサイズを自由に設定することも可能だ。

 「差し込み印刷ウィザード」は文書の右側に作業ウィンドウとして表示される(図3)。ラベルのサイズに合わせるには「ラベル オプション」を、差し込む項目を選択するには、「差し込みフィールドの挿入」を利用する(図5、図11)。データベースの宛名から一部を印刷する場合は、「差し込み印刷の宛先」で不要な宛先のチェックを外せばよい(図9)。

図1 まずは、宛名のデータベースを作成。今回は、Excelで作った住所録を使用する

図2 Wordを開き「差し込み印刷」タブ→「差し込み印刷の開始」グループ→「差し込み印刷の開始」→「差し込み印刷ウィザード」をクリックする

図3 「文書の種類を選択」で、「ラベル」を選択し先へ進む

図4 「ラベル オプション」をクリックして「ラベル オプション」ダイアログを開く

図5 「ラベル オプション」ダイアログで、「ラベルの製造元」と「製品番号」を指定
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図6 文書にラベルのサイズに合わせた罫線が挿入された。「宛先の選択」をクリックして先へ進む
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図7・図8 「参照」ボタンを押して、パソコンからデータベースになるファイルを選択する
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図9 差し込み印刷のデータベースを選択した。住所録から一部を印刷する場合は、不要な宛名のチェックを外す
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図10 「差し込みフィールドの挿入」をクリックする
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図11 差し込む項目を選択する
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図12 差し込む項目を設定した。改行や位置などの調整が必要だ
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図13 「すべてのラベルの更新」をクリックすると、ほかのラベルにも同じように設定される
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図14 宛名を記入したラベルのプレビュー。間違いがなければ、「差し込み印刷の完了」をクリックして印刷する
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図15 市販のラベルに宛名を印刷した
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