今回は少し趣向を変えた記事になる。当編集部では、仕事の進め方の一環として見直したことがある。情報共有の仕組みにクラウドを活用することだ。紹介するというのが連載の趣旨になる。今回は、まずは抱えていた課題を紹介。その後、数回にわたって、どのようなツールを使うことにしたのか、どんなふうに使っているのかを紹介したいと思う。

情報が無数のメールに埋もれる

 課題に感じていたことは、情報共有の主な手段がメールだということ。これによる弊害は「情報が埋もれる」「何度も同じことを繰り返す必要がある」ことだ。

 まず埋もれるという点。単純な連絡という意味でのメールはまだ良いのだが、業務を進める上で必要なナレッジなどもメールで共有している。これらの情報が埋もれてしまうのだ。

 メールで受け取る仕事に関する情報は、基本的に2つに分かれる。1つは業務連絡。例えば「いつ会議を開催します」「いつまでにこれをやって欲しい」というようなメールだ。もう1つはナレッジ情報。例えば、ログ分析用サイトにログインするためのアカウント情報や○○○○の作り方、○○○○○の調べ方といった具合だ。これらに加えて、メールマガジン、ニュースリリース、(受け取りたくはないが)迷惑メールなどが、毎日何十通とメールソフトの受信箱に届く。こうしたメールを合計すると、100~150通のメールが1日に届く。無数のメールに重要なメールが埋もれがちだ。

 こうした状況に対し、筆者の場合、業務連絡については進捗を管理する方法として「未読」か「既読」かを利用している。終わっていない作業はメールソフトで「未読」状態にしておき、その逆に作業が終わったら「既読」にするというわけだ。メールソフトの設定で、使っているメールソフトでは、メールの横にあるボタンを押すだけで未読と既読を切り分けられるので、これを活用している。

未読と既読で、作業の進み具合を把握。

 加えて、外部寄稿者やWebデザイナーといった外部協力者の方など相手が決まっている場合は、既読と未読で把握する方法に加えて、メールソフトで別途フォルダーを作成し、そのフォルダーで保存するようにしている。ちなみに、相手に送信したメールも、そのフォルダーに入れておくように設定している(送信したら自動的に、そのフォルダーに保存されるようにしている)。そのフォルダーさえ見れば、やり取りの流れが分かるからだ(この方法は受信ボックスにも使っている)。

 とはいえ、全部が全部、それで対応できるというわけでもない。処理が済んでいるので未読にしていたとしても、「あのときのあの話しですが」というように過去のメールを見つける必要が出たりする。しかも、最近のメールシステムの入れ替えに伴い、送受信してから2年たったメールは自動的にサーバー側でアーカイブされるようになった。IMAP(Internet message access protocol)でメールソフトとサーバーの間でメールを同期しているため、メールソフトからは見かけ上消えてしまうことになる。古いメールを見るにはWebブラウザーでメールサーバーにアクセスしてから検索しなければならない。

 また、最近ではスマートフォンなどでメールを見る際に、未読に戻す作業が若干煩雑である点も問題だと感じている。例えばiPhoneの場合、メールを選択し、ボタンを押してメニューを表示。「未読にする」を選ぶというように3つの作業が必要になる。

 ちなみに、他の部員の1人は、メールで受けた作業依頼はToDoリストで管理し、返信が必要な場合はリマインダーでアラートを出すようしているという。また、ある1人の部員は「重要」というようにタグを付けて管理したりしている。

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