「WordやExcelは、だいたいわかっている」という人も、ちょっと待ってください。目からウロコの技が、まだまだあるはずです。操作を楽にしたり、文書の見栄えを良くしたり、知って得する”技あり”機能を紹介します!

 まずは一番身近な、入力を楽にするワザを紹介します。よく使われるWordとExcelの入力支援機能ですが、少しコツを知ることで、より効果的に使えるのです。

 例えばWordで文書を作るとき、同じような文章を入力することがありますよね。「あいさつ文」が典型ですが、既に文例としてWordに備わっています(図1~図4)。あいさつ文のように一般的なものではなく、自分がよく使う文章も登録できます(図12~図16)。

 Excelも同様。同じデータをコピーしたり、連続する数値を入力したりできる「オートフィル」は、セルの内容によって機能が変わるので悩みますが、原則を1つ覚えれば、自在に使えます(図5~図8)。

 文字ではありませんが、Wordの文書内で区切りを表すのによく線を使います。これもWordの「罫線」機能ではなく、キー操作で入力するほうが楽です(図9~図11)

書き出しに悩むことなくあいさつ文を入力したい!(Word)

 手紙や礼状などでは、時候のあいさつを入れるのがマナー。文面が思い浮かばないからといって、国語辞典と首っぴきになる必要はありません。Wordには、あいさつ文が文例として収録されています。手間がないうえに、頼もしい機能です。

図1 「9月は初秋?」などと、季節に合った時候のあいさつ文は、入力も考えるのも面倒!
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「あいさつ文の挿入」から入力

図2 「挿入」リボン(1)→「挨拶文」(2)→「あいさつ文の挿入」(3)とクリック。
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図3 時候のあいさつは、「月のあいさつ」と「安否のあいさつ」を組み合わせる。(1)の「▼」をクリックして月を選択した後、書き出しをクリック(2)。「安否のあいさつ」から文例をクリックで選び(3)、「OK」をクリック(4)。[注]
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【Word 2003では】
図A 「表示」(1)→「ツールバー」(2)→「あいさつ文」(3)とクリックし、「あいさつ文」ツールバーを表示。ツールバーで、「あいさつ文の挿入」をクリックすれば、図3と同じ画面が表示される。

[注] 「感謝のあいさつ」だけの場合は、「月のあいさつ」を「(なし)」に、「安否のあいさつ」を空欄にします。

図4 季節に合った書き出しに悩むことなく、時候のあいさつ文を入力できた!
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