まずは、入力や修正を手早く効率的に行うためのコツを紹介します。特に文書作りで効果があるのが、「コピー」「貼り付け」に代表される繰り返し入力。コピー以外にも、覚えておくと便利な機能を押さえましょう。

 「思い通りに入力や編集ができない」と感じているなら、それはWordやExcelが持つ入力補助機能が主な原因です。これらは、WordやExcelの"癖"とも言える独特のルール。例えば「iPhone」と入力したいのに「IPhone」となってしまうのも、本来入力を助けてくれる機能が働くため。ルールを知れば、対処法も簡単にわかります。

繰り返し入力のコツ

 同じ内容を入力するのにコピーと貼り付けを使うのは基本中の基本ですが、ほかの方法も覚えるとさらに楽です。Excelでは「オートフィル」がその代表。1つのセルにデータを入れれば、後はマウス操作だけで日付や曜日などを自動入力できます(図1~図4)。同じ操作を何度もするなら、「繰り返し」のショートカットキーも覚えましょう(図5~図8)。

 コピーでは「オフィスクリップボード」も積極的に使いましょう。図9のように、作業しながら後で使うデータを集めておけば、効率良く作業できます(図10)。

オートフィルでデータの入力を一瞬で済ます (Excel)

日付の入力はドラグで済ませる

図1 オートフィルを使えば日付の入力も簡単。「1月1日」のセルをクリックし、右下にポインターを合わせて下にドラグ。これで「1月2日」以降の日付が自動的に入力される。
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曜日の繰り返し入力も簡単

図2 曜日の入力も同じ操作でOK。1カ所入力すれば残りを自動入力できるので、効率良く作業できる。「土」までいくと、自動的に次の行は「日」になる。
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ボタンで「連続データ」に

図3 数字の「1」をオートフィルしてもコピーになるだけで、「1」「2」・・・のように連続した数値を入力できない。でも大丈夫。「▼」→「連続データ」とクリック。

図4 「1」だったセルが、連続する数値に変わった。図3のボタンで「セルのコピー」をクリックすれば、連続した数字を同じ数字に変えられる。

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