ネットで入手したPDFファイルから文章を引用したら、コピーした文に改行が入って困った経験はありませんか?これは元の文書にあった改行の情報が、そのまま入ってしまうことが原因です(図1)。そんなとき、不要な改行をまとめて削除できる方法があります。「置換」の機能で、改行の情報を自動的に探し、削除するのです。

図1 PDFの文章を選択し、コピーする(1)。Wordに貼り付けると、PDFのレイアウトと同じように改行が入ってしまう(2)。
[画像のクリックで拡大表示]

 まず、文章の中で改行を消したい部分を選択し、「置換」機能の画面を開きます(図2)。次に「オプション」→「特殊文字」とクリックし、図3のように入力します。この後「すべて置換」をクリックすると、選択した部分から改行が消え、ひと続きの文章になります(図4)。

図2 改行をなくしたい部分をドラグ(1)。メニューから「編集」→「置換」(2)(2007では、「ホーム」リボンから「置換」)とクリックする。
[画像のクリックで拡大表示]

図3 「オプション」をクリックし(1)、「あいまい検索(日)」のチェックを外す(2)。「特殊文字」をクリックし、メニューから「段落記号」をクリック(3)。入力欄が(4)の状態で「すべて置換」(5)。[注1]
[画像のクリックで拡大表示]

図4 図2で選択した部分から、不要な改行がなくなった。
[画像のクリックで拡大表示]

文書の体裁を整える情報はほかにもある

 文書の体裁を整えるための情報は、図1で表示された改行マーク以外にもあります。例えば、メールから文章をコピーして貼り付けたときに入る改行は、マークが違っています(下図参照)。この情報を消すときは、「置換」機能で「任意指定の行区切り」を選びます。

図A メールの本文を貼り付けると、余計な改行が入る。

【主な編集記号】

[注1]「~残りの文書も検索しますか?」と表示されたら、「いいえ」、「閉じる」と順にクリックします。

出典:日経PCビギナーズ 2009月4月号
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。