Wordで作った案内状を大量に印刷する際、悩みの種となるのは「宛名」。相手先の会社名と担当者名の部分を1件ずつ入力し直して印刷するのは大変だ(図1)。もし封書で送るなら、住所入りの「宛名ラベル」なども必要になる。

図1 案内状のように、同じ内容で宛先だけを変えたいときに、そのつど宛先を入力するのは面倒だ。Wordの「差し込み印刷」機能を使うと、宛先にExcelのデータを直接印刷できる[注]
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 しかし、Excelの宛先リストがあれば、心配は無用。Wordの「差し込み印刷」機能を使うと、Excelの宛先データを文書に1件ずつ書き込んだり、宛名ラベルをまとめて作成するといった作業が、すべて自動化できるのだ。

 [注]差し込み印刷に利用するExcelのデータは、シートの1行目に「氏名」「会社名」などの「項目名」を入力し、2行目以降に実際のデータを入力しておく

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