Excelでは、日付や管理番号など、連続したデータを入力する機会が結構あります。このようなとき、一つずつ入力していては手間がかかります。Excelには連続データ作成用の便利な「オートフィル」機能があります。この機能を利用して、あっという間に作ってしまいましょう。

 今回は、「オートフィル」機能を使って連続データを作る際のコツを紹介します。

 「オートフィル」は、セルをクリックしたときにセルの右下隅に現れる「■」(フィルハンドル)をドラッグすることで、上下左右にデータや書式をコピーする機能です。数字や特定のデータをコピーすると、単なるコピーではなく連続データを作ることができます。

図1 選択中のセル(「アクティブセル」と言います)の右下隅を見ると、ここにだけ黒い四角(■)が表示されている(Windows 7だと、白抜きの十字の形)。これは「フィルハンドル」と呼ばれるもので、この■の上からドラッグを開始すると、ドラッグした方向にデータがコピーされる

12カ月分の月データを手軽に作るには?

 オートフィル機能を使って、1月から12月までのデータを作ってみましょう。

 Excelでは毎月の売り上げや年間売上などの表を作成するために、月データを入力することがあります。このようなときに、1月を入力し、隣や下のセルに移動して2月を入力…と入力を繰り返していては面倒ですね。

 オートフィル機能を使うと、1月と入力しただけで、あとはドラッグするだけで簡単に好きな月数分の連続データを作ることができます。

図2 ■(フィルハンドル)の上にマウスをポイントすると、マウスポインタが「+」の形に変わる

図3 マウスポインタが「+」に変わったことを確認したら、コピーしたい方向にドラッグを開始する。ここでは下方向にドラッグ。ドラッグ中は作成されていくデータがポップアップで表示される

図4 必要な月数までドラッグする。12月まででドラッグを終了すると図のようになる。まだドラッグを続けた場合は、また1月から順に連続データが作られる

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