このコラムを書いていて、一番悩むのはテーマの選定である。今月も、なかなかネタが決まらず困っていると、編集長から電話がかかってきた。また原稿の催促かと恐る恐る電話を取ったら、どうもそうではないらしい。

 「田中さん、ちょっと教えて欲しいことがあるんです。いま、会社の経理データを開こうとしたら、『データソースのリンクが設定されている』って出るんです。これ、どうしたらいいんですか」。

 「編集長、そんなことも知らないのですか」と言いかけた途端、パッと閃いた。そうだ、今月はこのネタを使わせてもらおう…。

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他のファイルを参照するものは開く時に確認画面が出る

 実はこれ、非常にポピュラーな問題で、今まで数え切れないくらい同じ質問を受けてきた。それだけ多くの人が、この表示に戸惑っているに違いない。

 そもそも、この画面は何を意味するのだろうか。ご存じの通り、Excelはほかのセルに入力されているデータを参照することができる。例えば、セルB1セルに「=A1」と入力すれば、A1に入力されているデータがB1に表示される。計算式を立てるときも「=A1+B3」や「=SUM(A1:A5)」のように、セル番地を指定する。

 こうしたセル参照は、シート間やファイル間でも利用できる。例えば、Sheet2のA1セルを参照したければ「=Sheet2!A1」と計算式を立てればよい。また、別ファイル「Book1」の「Sheet1」にあるA1セルを参照するときは「=[Book1.xls]Sheet1!A1」と指定する。

 実は、冒頭の画面は別ファイルを参照しているファイルを開くときに表示される。参照されているセルの値を変えたとき、それを参照先のセルに反映したければ「更新する」ボタンを押し、その必要がなければ「更新しない」を押せばよい。

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