ここ数年、個人情報に関する意識が急速に高まり、あらゆる職場で顧客や社員の情報流出に気を付けるようになった。そんな時代を迎えたのに、いまだに個人情報が“尻抜け”になっているデータがある。それは、Excel・ファイルに残るユーザー名と会社名だ。Excelで作ったファイルを保存すると、ユーザー名と会社名が自動記録される(下図)。これが思わぬ誤解やトラブルを生むことがある。

作成者と会社名を勝手に記録、ファイルのプロパティで確認を

 私は仕事柄、たくさんのExcelシートを見てきたが、個人名と会社名を残したままファイルを送る人は実に多い。よく見かけるのは、子供のPTA向けに作成した書類に、平気で会社名を残している場合だ。ご丁寧に部署名まで入れてあるので、当人の職種までわかってしまう。また、私が主宰するExcel掲示板に寄せられる質問用のサンプルファイルも、個人名や会社名を残したまま送られるものがとても多い。

 「氏名と会社名くらい、知られても大丈夫だ」なんて、タカをくくってはいけない。そんな人に限って、他人が作成したシートを平気で流用している。これもユーザー名を見れば一発でわかる。また、会社名や部署名が新しく変わったのに、古い情報を残したままのファイルを送る人もいる。これは、取引先との間で誤解やトラブルを生む原因にもなりかねない。

 そんな恥ずかしい思いをしなくてすむように、個人情報が記録されている部分をしっかり確認しよう。まず「ファイル」メニューを開いて「プロパティ」を選択。画面が表示されたら「ファイルの概要」タブを開く。そこに「作成者」と「会社名」が記録されている。どちらも、Excelをインストールした後、初めて起動したときに登録される情報だ。

この先は会員の登録が必要です。今なら有料会員(月額プラン)は12月末まで無料!

日経 xTECHには有料記事(有料会員向けまたは定期購読者向け)、無料記事(登録会員向け)、フリー記事(誰でも閲覧可能)があります。有料記事でも、登録会員向け配信期間は登録会員への登録が必要な場合があります。有料会員と登録会員に関するFAQはこちら