PowerPointは、プレゼン用の資料を作ったり、実際にプレゼンをするためのソフトだ。

 知っている人は意外と少ないが、PowerPointの資料は、WordやExcelと連携させると、正確かつ効率よく作ることができる。ここでは、Wordで作成した報告書を元に、PowerPointでプレゼン資料のベースを作成し、Excelの表やグラフを貼り付ける方法を紹介しよう。

Wordで見出しを設定

 企画書の原案や報告書の資料など、プレゼンで発表する内容はWordで作成してある文書がベースになるケースは多い。そこで、Wordの文書をPowerPointで読み込んで、ベースを作ってしまうと効率的だ。

 ただし、読み込む前にWordで少々準備がいる。それは、Wordの文書に「見出し」スタイルを設定することだ。見出しスタイルとは、Wordにあらかじめ用意されている書式の名前で、「見出し1」がPowerPointのスライドのタイトル、「見出し2」がスライドの本文として読み込まれる仕組みになっている。

 そこで、まずはWordの文書を、プレゼン資料でタイトルとして使う部分と内容に使う部分、という構成に並べておく。続いて、図1-1の方法で、タイトルに使う部分に「見出し1」の設定を行う。同様に、スライドの本文として利用する部分に「見出し2」を設定して(図1-2)、ファイルを保存しておく。これで、Wordの準備は完了だ。

図1-1 スライドのタイトルにしたい行の左側の余白部分を、[Ctrl]キーを押しながらクリックして順次選択し(左)、左上の「スタイル」のプルダウンメニューを開いて「見出し1」を選ぶ(右)

図1-2 スライドの内容にする部分を選択し、図1-1と同じ方法で「見出し2」を設定する

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