ようやくGmailを活用する環境が整った。今回はGmailの全体像を眺め、特徴的な機能に触れてみよう。

 さっそくhttp://mail.google.com/にアクセスする。

図1 アカウントとパスワードを入力すると、受信トレイの中身が表示される

 Gmailの特徴を一言でいうと、「蓄積して検索」ということに尽きる。そのため、一つひとつのアカウントについて2.5GB以上という大きな容量が用意されている。

 左側にある「受信トレイ」「送信済みメール」「下書き」「迷惑メール」「ゴミ箱」などは、普通のメールソフトでもお馴染みの名称だろう。

 受信したメールはまず「受信トレイ」に入り、削除したものは「ゴミ箱」に、送信したものは「送信済みメール」に、書きかけで保存したメールは「下書き」に、迷惑メールと判断されたものは「迷惑メール」に入る。

 用意されたフォルダーは基本的にこれだけである。

図2 Gmailで使用されるフォルダ。迷惑メールのほとんどは自動的に分別される

 メールをよく交換する相手専用のフォルダーを作って整理を行うという発想はGmailにはない。検索すれば、どんなメールもたちどころに表示できるからだ。また、受け取ったメールに対して返信を繰り返すと、その一連の流れはひとまとまりのスレッドとして表示されるので、関連のあるメールがバラける心配もない。

 それでも一応の分類はしておきたいという人のためには、スターやラベルといった機能が用意されている。

 すこし目を右に向けると「アーカイブ」「迷惑メールを報告」「削除」というボタンが並んでいるのが分かるだろう。

 迷惑メールフィルターをかいくぐって受信トレイに残った迷惑メールは、□にチェックを入れ、「迷惑メールを報告」ボタンをクリックすることで「迷惑メール」に移すことができる。

 各ユーザーが手動で行う迷惑メールチェックのデータを管理しているためか、Gmailの迷惑メールフィルターはとても精度が高い。

 一目でスパムと分かるようなものはたいてい迷惑メールに入るので、ユーザーの目に触れることもない。なお、迷惑メールに入ったメールは一カ月後に自動的に削除されるため、いちいち手動で削除する必要はない。

図3 ときどき不要なメールが受信トレイに紛れ込む。自分にとって不要なら「削除」ボタンだが、どう見てもスパムというものは「迷惑メールを報告」ボタンを使うと、迷惑メールのフィルタリングーに貢献できる

 では、「アーカイブ」とはなんだろう。

 「いますぐは読まないけど、資料として残しておいてもいいかも」というメールを受信トレイから取り除くボタンだ。メールは受信トレイをスキップして「すべてのメール」に保存される。

 メールを選択し、このボタンをクリックすると、受信メールからはその姿が見えなくなる。このメールをもう一度見るには、「すべてのメール」をクリックするか、検索で探し出す。

 アーカイブは受信トレイの見やすさを確保する上でとても使いやすい機能だ。受信トレイでいちいち届いたメールを確認して手動でアーカイブするよりも、フィルターと組み合わせて、定期的に届くメールに対応すると便利だ。

図4 「すべてのメール」をクリックすると、受信トレイに保存されているもの以外のメールもすべて表示される

 フィルターはメールソフトでもお馴染みの機能なので、詳しい説明は不要だと思う。実際に、フィルターでアーカイブ機能を利用してみよう。

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