並び替えや抽出、ランク付けなど、データベース的な使い方をしながら必要に応じて印刷できるのがExcelの強みです。ただ、印刷したときの見やすさを優先して段組した形の表を作成するとデータの追加や削除、並べ替えなどが面倒になります。そこで1行に1件のデータを入れながら、印刷だけ段組になるワークシートを作成しました。

 図1が管理するデータを収めたシートです。データの存在する列範囲に「全データ」という名前を付けておきます。データの挿入や削除、並び替え、入れ替えなどは自由です。

図1 Excelをデータベース的に使う場合は1件のデータを1行に収めるのが基本。ただこのまま印刷すると読みにくい

 印刷用のシートが図2です。こちらは印刷の見栄えを考えて整形します。1ページにデータが何行印刷されるのか、その値をA1セルに入力して「行数」と名前を付けておきます。行の高さや余白の設定で行数は変わるので間違えないように数えて入力してください。A列の下に入っている数値は0、1、2、3…という連続数値です。

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図2 段組印刷用のシート。元のデータから「コード」を除いて、「順位」をいちばん左に置いて印刷するように設定した。なお、B~C列の数字の変化が分かるようにA1セルに10を入力した。実際に印刷する場合は正しい行数を入れる

 B列には数式を使って表の左側に元データの何番目のデータを印刷するかを計算しています。同様にC列は表の右側です。この計算式で「行数」と名付けたA1セルの値を参照しています。

 ここまで準備がそろったら、データ部分はINDEX 関数を使って抜き出します。今回は元データにあった「コード」は除いて、「順位」を左端に印刷する設定にしてみました。B列とC列に「左」「右」と名前を付けたので式が簡単になっています。3段以上の段組印刷したい場合は「列1」「列2」「列3」…などの名前にしておけばいいでしょう。

 A~C列はいわば舞台裏ですから、印刷しません。D~N列を選択した状態でExcelの「ファイル」メニューから「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を選びます。さらに2ページ目以降にも「順位」「都道府県」などの行タイトルを印刷するために、Excelの「ファイル」メニューから「ページ設定」で現れる画面の「シート」タブにある「行のタイトル」という欄に半角文字で「1:1」と入力します。

 今回作成したシートは2段組ですが、同じ考え方で3段組でも4段組でも自在に作ることができます。ファイルをダウンロードしてご確認のうえ、ぜひお試しください。

図3 きれいな2段組になった。2ページ目以降にも順位、都道府県などの行のタイトルが印刷されている

■解説で使用したExcelファイルを以下からダウンロードできます。

 自己解凍形式(60KB)
 Excelファイル形式(103KB)

 うまくダウンロードできない場合は日経パソコン講座ファイルのダウンロード方法をご覧ください。

出典:日経パソコン 2005年10月24日号
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