入力する要素が決まっている場合、「リスト」機能を使うと楽ができる。

 これは、あらかじめ入力する要素を含む表を作成しておき、実際の入力欄ではプルダウンメニューで選択するだけの方法。ここでは、シート1で作成したリストを、シート2で呼び出して入力する方法を紹介しよう。

 まず、シート1を開き表を入力する。「挿入」メニューから「名前」→「定義」と選ぶ。これでリストの名前を入力する画面が出るので、名前を付けて「OK」ボタンを押す。

 次にシート2を開く。先ほど作成したリストを使う列や行を選択し、「データ」メニューから「入力規則」を選ぶ。表示された画面で「設定」タブを開く。「入力値の種類」欄で「リスト」を選び、「元の値」欄に「=(先ほど付けた名前)」を入力する。

 これでシート2の項目を見ると、リスト入力を設定した列には「▼」マークが表示され、プルダウンメニューで入力する値を選ぶことができる。

【入力するリストに名前を付けて保存する】
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図1 決まった文字列を入力をする場合、別シートで、入力するリストを作成して選択し、「挿入」メニュー→「名前」→「定義」と選ぶ。すると「名前の定義」画面が表示されるので、名前を付けて「OK」ボタンを押す。ここでは「部署名」としている
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図2 入力用のシートを開いて、リストを使う列を選択する。「データ」メニューから「入力規則」を選ぶ。すると「データの入力規則」画面の「入力値の種類」欄で「リスト」を選び、さらに「元の値」欄で「=部署名」(=は半角入力)と入力する
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図3 これで、入力用のシートの選択した列には「▼」マークが表示される。これをクリックするとリストが表示される(この機能は同じブック内でのみ有効)
出典:日経パソコン 2005年6月27日号
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