資料の紹介

 国際会議などの大規模なコンベンションビジネスを主軸に、通訳や翻訳、会議場や図書館の運営を通じたまちづくり事業などを手がけるのが、日本コンベンションサービスだ。同社が得意とする国際会議の案件では、数多くの協力会社との共同作業が発生する。関係者間のコミュニケーションのために1案件で20ものメールアドレスを設定するため、社員数300名に対して、1日に送信1万件、受信8万件ものメールが飛び交っていた。

 大量のメール対応は深夜残業の原因となり、誤送信などのセキュリティリスクも高まっていた。さらに、メールで送れない大容量ファイルを送信する必要もあるため、業務での利用を認められていないオンラインストレージが使われるなど、シャドーITの横行も大きい課題だった。

 そこで導入したのが、容量無制限で、企業向けのセキュリティ機能を備え、アクセス権限を一元管理できる使い勝手の良いファイル共有クラウドサービスだ。協力会社とリアルタイムに情報共有できるようになったことで「仕事の進め方が変わった」という。同社の業務スタイル変革への取り組みは、働き方改革を進める企業やメールやファイルサーバーに頼った旧来型のコラボレーションからの脱却を目指す企業にとって、ぜひ参考にしたい事例だ。

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