資料の紹介

 文書の共有はどの企業にとっても頭の痛い問題である。例えば、社内外で文書の共有をしなければならないとする。たんにファイルサーバを立ててファイルを共有するだけでは「何がどうなって、最新のファイルはどれ?」ということになりがちだ。メール、FTPなど、送信手段が多岐にわたっているとよけい混乱する。巨大なファイルだと海外の細い回線と接続する場合に送受信が何度も途中で止まってしまう。かといってDVDに焼けば送付の手間がかかるし、セキュリティ面も不安だ。

 社内文書の共有でも問題点はある。電子文書は更新が簡単で修正しやすいところがメリットだが、そのせいで、最新バージョンがわかりにくくなる。修正をかけても相手が認識してくれたかどうか確認できない点も不安だ。

 こうした問題を解決するためには、企業間、部門間の「情報共有プラットフォーム」を導入するといい。「情報共有プラットフォーム」とは文書管理・ファイル共有をスムーズにし、情報伝達・公開を行うときに利用者が意識せずに管理ルールを守れるようにし、適切な範囲で共有をサポートする仕組みである。本資料は情報共有プラットフォームについて解説し、そのメリットを具体的に紹介するものである。

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