資料の紹介

 電子化が進んだとはいえ、企業はいまだに書類であふれている。取引契約書をはじめ、発注・納品書、社内向け申請書といった多種多様な書類が存在し、顧客名簿のように機密性の高いものもある。また設計図などでは複数のバージョンが存在することもある。これらの膨大な書類をいかに効率よく、安全に管理するかが、あらゆる企業にとって重要な課題となっている。

 こういった課題を解決するために作られたのがコンテンツ管理システムだ。しかし、メディア企業向けなどを想定した専門性の高い製品は、コスト面でハードルが高かったり、高機能ゆえに使いこなすのが難しかったりする。一方で、最近はクラウド文書管理サービスも増えてきているが、自社の要件に合ったセキュリティやバージョン管理の機能を備えた適切なサービスを探すのは大変だ。

 本資料では、IT企業向けに「法律顧問サービス」を提供する弁護士事務所が、多数の書類を、バージョンも含めて管理するために、クラウド型のコンテンツ管理・共有プラットフォームを導入した経緯を紹介する。きめ細かいアクセス権限の設定により、外部ユーザーと安全にファイルを共有でき、文書を核としたチーム作業を効率よく進められるコラボレーション環境としても活用している。

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