重要なビジネス活動なのに……非効率だらけの「会議」

 市場環境がめまぐるしく変わる今日、ビジネスの最重要事項の1つが「スピード」である。現在の自社の状況を素早く、正確に捉え、必要な意思決定を速やかに下す。その上で、的確なビジネスアクションにつなげることが求められている。

 こうした活動を進める上で、社員同士や社外のステークホルダーと意思疎通を図るために欠かせないのが「会議」だ。

 そもそも会議の目的は、関係者が集まり、様々なビジネス上の議題について議論することだけではない。その場で導いた結論を、良い点はさらに良く、悪い点は改善するための「ビジネスアクション」につなげることが肝心だ。つまり、営業成績に関する会議であれば、好調の要因を分析して次期の施策に生かしたり、不調であれば原因究明と改善策の実施につなげたりする。また、よりフランクなミーティングであれば、ブレインストーミングの結果から生まれたアイデアを実行に移すところまでが、会議の本質的な目的といえるだろう。

 だが、ここでいま一度、自社の会議を思い起こしてみてほしい。ビジネスアクションにまでつながる会議が、果たしてどれほどあるだろう。

 例えば営業会議なら、議論の中で参加者から「A地区のB商品について、より詳しい実績が知りたい」といった要望が出るのはよくあることだ。ここでありがちなのは、事前の配布資料に該当する結果がないため、「次回までに調べてきます」となるケースである。議論や結論は持ち越しとなり、ビジネススピードが遅滞する。

 また当然、担当者には改めて資料を作成し直す時間と手間がかかるほか、参加者側も、もう一度会議に参加する必要が生じるため、ほかの業務に影響が出る可能性もあるだろう。

 実は、多くの企業が同様の問題を抱えている。では、その原因はどこにあるのか。大きな理由の1つが、「生きたデータ」の欠如だ。

 紙の資料を使う限り、会議の場ではそこに記載されたデータ以外を見ることができない。結果として、ビジネスの現状を踏まえて会話することが難しい状況が生まれる。もちろん、Excelで集計したデータを持ち込むことは可能だが、それでも限界はある。分析の切り口をワンクリックで変えたりすることはできないため、議論の中で、参加者の望む数字などをリアルタイムに表示することは、やはり困難だからだ。

 つまり、ビジネスアクションにつなげる会議を実現するには、会議の流れに合わせて、必要なデータをリアルタイムに確認でき、そこから新たな発見や気付きが得られるインフラ環境が必要なのである。そのための方法について、次ページ以降で考えてみよう。

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