業務効率化のカギは、社外から利用できるリモートアクセス

 「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」や「育児や介護との両立など就労形態の多様化」といった課題を抱えている日本。それらの課題を解決するために、働き方改革の導入が積極的に推進されている。しかし、働き方改革導入の目的は業務の実態を無視して残業時間を短縮することではなく、生産性の向上や就業機会の拡大、社員の意欲・能力を存分に発揮できる職場環境を作ることである。生産性を向上させるには、日常業務の中で生じる無駄をなくすことが必須だ。

 では、日常業務の中で業務効率化を妨げている原因にはどのようなものがあるのだろうか。

 例えば外勤が多い営業担当者が、日々の業務内容を記録する日報を作成するためだけに、毎日夕方には外出先からオフィスに戻ってくる職場も多い。こういったケースでは移動する時間が無駄であり、交通費も日々加算されると年間で大きなコストになってしまう。そこで、外出先のノートパソコンなどのPCデバイスから社内システムにアクセスして日報の作成と提出ができるようになれば、時間や経費の無駄をなくすことができる。

 外出先から社内のシステムにアクセスできるメリットは、これだけではない。取引先との商談中に新たに必要な資料が見つかった場合、その場に持参していなければ一旦オフィスに戻って、もう一度訪問し直すことになる。これでは、せっかく決まりかけていた商談も競合相手に先を越されてしまうかもしれない。その場で社内のサーバーに保管されている資料を外出先から閲覧できれば、このような失注も防げるだろう。

 以上のように、外出先からPCデバイスによって社内システムやデータにアクセスする「リモートアクセス」に、今まで以上に大きな注目が集まっている。リモートアクセス自体は別に目新しい技術ではないが、実現するには外部からの不正な侵入を防ぐためにファイアウォールを強化し、専用回線やVPNなど安全な通信を保証する環境を構築しなければならない。また、社内にはネットワークやシステムの管理運用を担う専任の担当者が必要になる。リモートアクセスの利用者だけで常時数100名規模になる大規模な企業でなければ、これだけの投資を行うのは難しいだろう。

 では、そこまで投資できない中小規模企業には、リモートアクセスは非現実的な手段なのだろうか。もし低コストでシステム管理負担も抑えられるリモートアクセスがあるならば、ぜひ試してみたいと思うに違いない。

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