重要なデータのバックアップが一段落したら、次に取りかかりたいのが「定期的なバックアップ」。パソコンやスマホのデータは日々更新されるのが当たり前。定期的にバックアップしたいものだが、手動では限界がある。そこで、自動的にバックアップする方法を考えていこう。

(イラスト:森 マサコ)

仕事用の大事なファイル。別の場所にもバックアップしておきたい

1日に何枚も作るExcelやWordの文書。更新も頻繁で、毎回バックアップするのは難しいけど、自動でバックアップする方法とか、あるのかな?

 文書などのデータを自動的にバックアップするには、「OneDrive」を利用するのが一番だ。OneDriveはマイクロソフトが運営するクラウドサービス。Microsoftアカウントがあれば5GBまで、Office 365のユーザーなら1TBまで無料で使える。

 MicrosoftアカウントでWindowsにログインしているなら、エクスプローラーでOneDriveに、保存したいファイルを入れる(図1)。ファイルはOneDriveに移動し、同時にパソコンのOneDriveフォルダーにはファイルのコピーが作成される。パソコン内のコピーを編集すると随時クラウド上のファイルと同期して更新される(図2)。

図1 エクスプローラーでバックアップしたいファイルやフォルダーをOneDriveフォルダーにドラッグ・アンド・ドロップ
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図2 エクスプローラーのOneDriveフォルダーを開くと、同期の状況が確認できる
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 Officeアプリケーションでは、保存時にOneDriveが選べるので保存は簡単だ(図3)。この場合、ファイルはクラウド上にのみ保存されるため、インターネット接続がないと編集できないので注意が必要。クラウド上のファイルはWebブラウザーからも確認できる(図4)。

図3 WordなどのOfficeアプリケーションでは、保存場所としてOneDriveを選択できる
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図4 WebブラウザーでOneDriveを開くと、アップロードされたファイルを確認できる https://onedrive.live.com/
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 OneDriveに保存すれば、パソコンが故障してもクラウド上にファイルが残る。また、「バージョン履歴」で過去のファイルに戻れるという利点もある(図5)。

図5 OneDriveで同期しているファイルは、更新するたびに履歴が残る。誤って上書き保存した場合は、ファイルを右クリックして「バージョン履歴」を選択し(左)、戻したいバージョンを選択(右)
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