外出中に急遽、作成中または作成済みの文書ファイルをチェックしなければならない機会は少なくない。ところが、チェックしたいファイルは会社のパソコンの中。以前なら「手元にパソコンがないから、明日会社で確認します」という言い訳が通用した。だが今は、そんな言い訳は一切通用しない。手元にスマートフォン(スマホ)さえあれば、仕事で使うほとんどのファイルをどこでも確認でき、必要なら当該ファイルを他の誰かに転送することもできるからだ。

 ファイルのやり取りにスマホを活用する方針を決めても、ITの知識に疎い業務部門のユーザーだと、その方法に戸惑ってしまう。例えば、メールに添付したファイルをスマホで受け取る方法は、かろうじてファイルを閲覧できたとしても、スマホ内の特定のフォルダに保存する仕方がわかりにくい。また、社内ユーザーからのメールに添付して送られてきた書類を顧客に転送したい場合も、どうすればよいかわからず悩んでしまう。

 そこで今回は、クラウドストレージを活用してファイルをスマートにやり取りする方法を解説する。社内のIT活用を推進するキーマンとして、「しっかり事前準備をしておけば『外出先でファイルが見られない』『スマホで操作したらファイルの転送に失敗した』といったミスは防げる」と、社内のユーザーに周知していただきたい。取引先などと実際にファイルをやり取りする機会が発生する前に、使い方をレクチャーしておくのが重要だ。

 以下では、一例として「Googleドライブ」でファイルをやり取りする方法を説明する。スマホに対応してさえいれば、他のクラウドストレージでも構わない。勤め先の企業が推奨しているクラウドストレージがあるなら、推奨サービスの利用を検討してほしい。外出先からアクセス可能な「会社のファイルサーバー」が用意されているケースもあるだろうが、特定のパソコンやスマホからしかアクセスできないなど、何らかの制限がある場合が多い。緊急事態を想定して、汎用的なクラウドストレージの使い方を周知しておくのがコツだ。

 筆者の知っているいくつかの企業では、自社のファイルサーバー用意し社内や外出先でファイルをやり取りしているが、使い勝手は非常に悪い。構築・運用コストを考慮しても、自社サーバーを用意するのではなく、ITインフラとして整備されているメジャーなクラウドストレージを積極的に活用すべきだ。

【スマホとパソコン間でファイルを超簡単にやり取りする手順】

●ポイント1
クラウドストレージに共有フォルダを作り、そこにユーザーを招待する
●ポイント2
iPhoneまたはAndroid対応アプリをスマホにインストールする
●ポイント3
ファイル転送などの仕方を把握、周知する

この先は日経 xTECH Active会員の登録が必要です

日経xTECH Activeは、IT/製造/建設各分野にかかわる企業向け製品・サービスについて、選択や導入を支援する情報サイトです。製品・サービス情報、導入事例などのコンテンツを多数掲載しています。初めてご覧になる際には、会員登録(無料)をお願いいたします。