必須ではない業務・作業をやめて時間の余裕ができたら、今度は必要な業務・作業にかかる時間を短縮する余地を探りたい。そこで現場の様々な業務・作業の所要時間を可視化する。

 所要時間を可視化すると、見込みよりも時間がかかっている作業に気付きやすい。見込みとずれる原因を分析し、改善につなげられる。見込みとのずれが小さい場合も、時間を書き出しておくことで守ろうという意識が高まりやすい。

 所要時間の可視化を徹底する現場の1つは、オージス総研の西浦友介導管・ガス製造・発電システム部 第二チーム リーダーらのチームだ。GIS(地理情報システム)を利用する業務システムの保守開発を担当する。

 西浦氏らのチームは、2017年1月に開発プロセスの改善活動を開始した。開発業務の傍ら、開発生産性を高めるアイデアを出し合い、実践している。

15分を大切にしてこそチームの働き方が変わる

 チームの活動を支える中核の仕組みは、毎日午後1時30分に開催する定例会議(昼会)である。わずか15分の会議だが、議題は盛りだくさんだ。

 サブチームごとに展開する改善活動の進捗の確認、担当案件の進捗や問題、新しい取り組みを確認する「KPT(Keep Problem Try)」などである。この会議で、開発の進捗を妨げる問題、改善活動の悩みなどを素早く共有する狙いがある。進捗の遅れなどの問題が深刻になる前に、メンバー全員で解決策を探りやすくしている。

15分の短い会議こそ綿密な時間割を組む
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 進捗確認などのミーティング自体はほかのIT現場でもよく見られる。ただし西浦氏らのチームの昼会は、最短1分単位と時間割が綿密な点が特徴的だ。改善活動チームの報告を例に取ると、3つのサブチームがそれぞれの活動を発表する時間が各2分に設定している。

 この「超綿密15分時間割」というべき西浦氏らのチームの時間割。2~3週間ほど仮の時間割で実施し、実績と照らし合わせた上でそれぞれの時間を決めたという。

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