自分のメールに対して不安を抱いている人は7割を超え、「正しく伝わるか」など不安の内容はさまざまです。平野所長と直井研究員は、不安の内容を「送信者の問題」と「受信者にも関わる問題」の2つに分けて、不安をなくすためには何をしたらいいかを話し合います。

直井研究員(以下、直井):「ビジネスメール実態調査2018」の結果を通じて、メールに対する不安や不快感、メールの失敗の傾向が分かりました。可能な限り少なくするためには、具体的に何をしたらいいのでしょうか。

平野所長(以下、平野):結果の上位に出ていることをしないようにする、そうならないようにする、というのが改善への一歩だね。

直井:結果を読みながら自分のメールを振り返り「これはできている」「これはできていない」を確認するだけでも、気付きがありますね。できていると思っていたことも、実は「もっとできる」かもしれません。

平野:できていないことは、できるようになろう、もっとよくしよう、という気持ちが重要だけど、改善の対象は広い。手を付けるときりがないんだ。

直井:時間がかかりますね。それに、何から始めたらいいか、分からなくなりそうです。

平野:そうなんだ。何から始めたらいいか分からなくなると、面倒になって、負担にもなって、結果的に何もしなくなる。せっかくのメールへの関心や意欲が薄れてしまう。

直井:それは避けたいです。

平野:そうならないように、改善もポイントを押さえて行ったほうが効率はいい。そのときに活用してほしいのが、本調査結果だ。本調査では、メールへの不安や失敗、不快といった、心の中で漠然と抱いているものを可視化している。調査結果の項目を一つずつ潰していけると、メールは確実に改善するよ。

直井:調査結果から「こういう点が不安につながる、こういうメールが失敗と認識される、不快感を与えている」ということが分かったので、まずは、自分にも心当たりはないか、自分のメールがそうしたことをしていないか、見直すことから始められるといいですね。

平野:そうした視点でメールを見るだけでも、気付きは増えるよ。目的が定まると、いままで見えなかったものが見えてくるんだ。視野が広がり、客観的に見ることができるようになる。間違ったことや、ずれたことをしていれば、今日から、そうしたことはしないように意識できるといい。特に問題はなくても、他に改善できる点はないかを考えていけると、よりよいね。

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