ビジネスメール研究所に届いた、一通の営業メール。「あなたのバーチャル秘書を雇いませんか」。所長から指示を受けた直井研究員が返事をすることに。営業メールの運命を左右するものは何か?チャンスをつかむメールと逃すメールは何が違う?

平野所長(以下、平野):直井さん。さきほど届いた営業メール、対応をお願いしますね。

直井研究員(以下、直井):まだ見ていません。ちょっと待ってください。

平野:有料サービスの提案のようだ。

直井:そうですか。どれどれ……「あなたのバーチャル秘書を雇いませんか」。秘書かぁ~、憧れるなぁ~、せっかくなのでお願いしてみますね。

平野:おいおい。また調子に乗って。お断りしてくださいね。よろしく。

直井:分かりましたよ。えっと……このA社からの営業メール……あれ?所長~、うちの名前が間違っていますよ。

平野:気付いたか。

直井:気付きますよ。自分の名前の間違いに気付かない人はいないと思います。ビジネス研究所って書いてあります。ビジネスメール研究所なのに。宛名が間違っていると、ガクッときますね。

平野:相手の組織名などは調べれば分かることだし、誤記も気を付ければ防げたこと。こちらの名前を間違えるような相手と進んで取り引きしたい人はいないだろう。営業メールで名前を間違えるのは致命的ともいえるね。

直井:そうですね。

平野:営業メールを受け取ると、断るつもりで読み進める人は多い。名前が間違っていようが、どうせ断るんだからどっちでもいい。そう思う人がいないわけでもないが、断るにしても名前が間違っていれば気分は悪い。

直井:名前を正しく書くのは基本なので、間違っていると一気に評価が下がってしまいますね。

平野:そもそも営業メールは、取引先を切り開くために送るもの。受け取った人が読んでいくうちに「うちのことを考えて提案しているな」「検討してみようかな」と思えるように書けるかが、営業マンの腕の見せ所だ。ただでさえ読み手のガードが固い営業メールで、最初に名前を間違えればマイナスからのスタートになる。そこから信頼を挽回するのは至難のわざだろう。

直井:営業メールを受け取ると、最後まで読まない人や、返事をしない人もいると思います。

平野:そうだね。一方的に送られてきたメールだから、不要であれば無視してもいいと考える人は多い。でも、営業メールでも、しっかり書けていれば、断るとしても、メールを送ってきた相手への礼儀として返事をしようと考える人はいる。営業マンとしては、断られたとしても、返事がもらえればコミュニケーションは続く。そこから、ビジネスチャンスにつながることもあるだろう。

直井:名前を間違えるということは、自らチャンスを逃しているともいえるわけですね。

平野:そうなんだ。

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