A社との打ち合わせから戻った直井研究員に、お礼メールを送るよう促す平野所長。打ち合わせのお礼メール、送ったほうがいいの?送るタイミングや内容は?平野所長が解説します。

直井研究員(以下、直井):戻りました~!

平野所長(以下、平野):おかえり。A社との打ち合わせはどうだったかな?

直井:ばっちりです!

平野:確か、新人向けのビジネスメール研修の提案だったよね?

直井:はい。そうです。色々とお話を聞くと、会社全体としてメールの通数が多い、処理に時間がかかっている人がいるという課題もあるそうで、メールの使い方を見直す業務改善にまで話が広がりました。

平野:無駄なメールを減らそう、メールの処理時間を短縮しようと、メールの改善に取り組む企業は増えているね。

直井:今年は残業を減らすという目標があって、何を取り組むかを検討している最中だそうです。メールを効率よく使う方法を身につけることができれば、処理時間の短縮にもつながるという話になり、メールの業務改善についても提案の機会をいただきました。

平野:まさに、私たちの出番だね!

直井:ですね!

平野:この後はどのように進めるの?

直井:次回の提案日の調整をします。できれば、所長にも同行してもらいたいのですが、いかがでしょうか。

平野:もちろん同席するよ。カレンダーを見て空いている日で調整してくださいね。

直井:あと、事前に提案内容のすり合わせもさせてください。ミーティングを設定するのでお時間ください。

平野:今週と来週は出張や講演で予定が埋まっているから早めに設定してほしい。急に言われても動けないから。

直井:分かりました。

平野:段取りよくね。では、この流れでお礼メールも送っておこうか。今回は特に送っておいたほうがよいだろう。1本のお礼メールが仕事を前に進めるよ。

直井:今日中に送ります。

平野:よろしく。せっかくだから、今日はお礼メールのポイントを整理しよう。日頃、何気なく送っているお礼メールも、目的をもって送ることで効果を発揮するよ。

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