新年早々に届いた誤送信メール。所長のクレームから幕を開けたビジネスメール研究所。メールが苦手、文章に不安がある、メール処理に時間がかかっている、どうしたらいいの?といった声に2018年もお答えしていきます。新年最初は、短時間でメールを書くために押さえておきたいポイントをおさらい。

直井研究員(以下、直井):所長~!明けましておめでとうございます!今年もよろしくお願いいたします!

平野所長(以下、平野):元気いっぱいだね。今年もよろしくね。早速、たまったメールを処理しているようだね。

直井:所長の教えに従い、優先順位をつけずに処理!優先順位を考えない!を実践しています。メールの処理も新年から好調な滑り出しです。

平野:1月が始まったばかりだから通数も少ないだろうし、ちゃちゃっと済ませてしまおう。

直井:ちゃちゃっと、ちゃちゃっと……。そうそう、読みましたか?○○社からの新年の挨拶メール。

平野:あぁ、読んだよ。一斉送信のようだね。誤送信だ。宛名が間違っている。送り先を間違えたのかもしれない。

直井:○○社の方とは昨年、名刺交換をしましたね。一度、サービスの説明を受けました。それ以来ですね。今回、届いたメールは、会社としての挨拶のようです。過去に名刺交換をした人に、一斉送信しているのでしょう。新年早々、誤送信とは気の毒です。

平野:気の毒というより迷惑だ。新年の挨拶をきっかけにコミュニケーションを再開するという気概は感じられるが、誤送信したのではどうしようもない。早速クレームのメールを送ったよ。

直井:所長~!

平野:当然だろう。

直井:そのメール、見せてください。

平野:大したことは書いていないよ。

鈴木様

送り先が違っております。
当研究所ではありません。

ご確認の上、ご説明ください。

平野友朗

直井:送り先が間違っていることを伝え、確認を促す。その上で説明を求めるということですね。一方的に送られてきたメールですし、無視してもいいと思いますが、そこをあえて指摘するのが所長っぽいです。

平野:職業柄、無視はできないからね。うちへのメールに違う会社の名前が書いてあったということは、別の人へのメールに「ビジネスメール研究所 平野様」と書いて送っている可能性がある。名刺交換をした人の連絡先をリスト化しているのだろう。その管理にも問題がありそうだし、メール配信のフローにも問題がありそうだ。「ついうっかり」では済まされないこともある。誤送信を見逃さないという姿勢を示すことで、軽視できないことを相手に認識してもらう目的もある。メールを使う全ての人が危機感を持って問題意識を高めることが、メールの活用には必要不可欠だからね。

直井:気を引き締めます。

平野:そういえば、セミナーの問い合わせの中に、メールに関するお悩みが書いてあったね。

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