Office 365では、「グループ」という単位でメールが送受信できるのに加えて、SharePointのチームサイトやPlannerなどのアプリで共同作業ができる(図1)。今回はグループの機能を紹介する。

図1●Office 365のOutlookで「グループ」のメールを受信した。このグループは、Plannerや予定表などでも共通して利用可能だ
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グループを作成する

 Office 365のグループは、アプリから作成するなどいろいろな方法があるが、まず「管理者」画面から作成する方法を紹介しよう。

 Office 365で「管理者」画面を開き、「グループ」アイコンで「グループ」を選ぶ(図2)。表示された「グループ」画面では、グループの作成や、作成したグループの検索が可能だ。

 グループを作成するには、まず画面上部の「グループの追加」をクリックする。

  
図2●「管理者」画面の左側の「グループ」アイコンをクリックし、「グループ」を選ぶ。グループを追加するには、画面上部の「グループの追加」を選ぶ。
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 右側に表示された「グループの追加」の「種類」でグループの種類を選択する。ここで指定できる種類には、次のようなものがある。

・Office 365:メールの受信トレイや予定表、共有で使用するためのワークスペースを管理できる。
・配布リスト:リストで指定したすべてのユーザーにメールを指定できる。
・メールが有効なセキュリティ:OneDriveやSharePointへのアクセス許可を制御して、ここで登録したすべてのユーザーにメールを送信できる。
・セキュリティ:OneDriveやSharePointへのアクセスを制御して、Office 365のモバイルデバイス管理で使用できる。

 「名前」のグループ名やグループで使用するアドレス、「説明」にはわかりやすいグループの説明を入力しよう。「プライバシー」では、だれでも参照できる「パブリック」、ユーザーを指定する「プライベート」のいずれかを選択する。このグループの管理者を「所有者」で指定し、「追加」をクリックする(図3)。

図3●「グループの追加」画面で、グループの種類や公開範囲、所有者を指定して「追加」をクリックすると、グループを作成できる。ここでは「Office 365」グループを作成した。
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