SFAやCRMといった営業向けのシステム。導入している企業も多いのではないでしょうか。しかし中には「上司が営業活動を把握するためのシステム」と思い、入力をサボってしまう…という人もいるかと思います。

 しかし、SFAもCRMも現場で活躍する営業パーソンにとって役立つシステムです。今回は、SFAとCRMとは何か、営業活動でどうやって使うかを解説していきます。

SFA(Sales Force Automation)とは

 SFAとは、Sales Force Automationの略で「営業支援システム」を指します。営業プロセスを可視化したり、営業業務を管理したりと、営業パーソンの仕事を効率化することがメインのシステムです。

 SFAを活用することによって、過去の商談履歴や現在進行中の案件が一元管理され、これまで営業パーソンが個人個人で行ってきた個の活動から営業チームとしての組織的な活動が実現できるようになります。

 では次に、SFAが誕生した背景や基本機能、導入メリットからさらにSFAへの理解を深めていきましょう。

SFAが誕生した背景

 SFAが誕生したのは1993年。米国の「シーベル・システムズ」が始まりです。

 営業活動は個人の資産(獲得した名刺やコネクションなど)に依存する部分が多く、属人的になりがちです。また、外出も多く、バックオフィス系の業務に比べて管理しにくいという課題がありました。この営業活動の課題を打破すべく開発されたのがSFAです。この頃のSFAは人員の入れ替わりがあっても営業スキルを下げないことが目的で、営業のマニュアル化が主な機能でした。

 その後、SFAでこれまでブラックボックスと化していた個々人の案件ごとの進捗を管理したり、アポ率・案件化率といった数字を見える化することによって、業務の漏れや抜けを防いだり、営業活動の標準化だけでなく、もっと効率のよい営業活動をするためのツールとして使われるようになりました。

 SFAが日本に上陸した1997年頃は、ソフトを購入するオンプレミス型が主流でまだまだ高価なことや、パソコン自体に慣れていない人も多く入力に時間がかかってしまうことが理由で普及が進みませんでした。しかし近年ではクラウド化による低価格での提供が実現されたことや、ノートパソコンの軽量化やスマホの普及により、広く使われるようになりました。

SFAの基本機能

 SFAにはさまざまな機能が備わっていますが、今回は基本的な機能をご紹介します。

1.顧客管理

 顧客ごとに営業活動を管理する機能です。担当者を登録しておくことでいちいち名刺を探す必要がなくなったり、いつ誰がどんな内容で商談したのかを記録しておくことで、再度アプローチをかける際に商談をスムーズに進めることができます。

2.行動管理

 営業パーソンのコールや訪問といった行動量を管理する機能です。今月だれがどれくらい活動して受注したのかを可視化することができます。売上上位者の行動パターンを見える化することで、営業スキルの底上げにつながります。

3.日報管理

 日々の営業活動を記録する機能です。紙ではなくシステムで管理することにより、営業パーソンはスマホやノートPCで外出先からも入力・確認できるようになります。また、顧客とのやりとりでの成功例や失敗例を共有すれば、チーム内で知識の共有ができます。

4.スケジュール管理

 営業スケジュールの管理機能です。SFAという特性を生かしたスケジュールからワンクリックで商談内容や顧客情報の登録ができることが利点です。

5.ToDoリスト/通知機能

 タスクを管理し、アラートしてくれる機能です。案件が増えると、どうしてもタスクに漏れが生じてきてしまいます。提案書の作成や見積書の提出など、ToDoを登録しておくことでアラートが表示され、逃さずに対応できるようになります。

6.データ分析レポート

 各営業パーソンが入力した情報を一目でみれるレポートにする機能です。商談状況や売上予測がリアルタイムで確認できるため、目標に対しての進捗管理ができるようになります。

 その他にも見積書作成機能や地図機能といった営業パーソンに嬉しい機能が備わっているSFAもあります。

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