PFUは2017年6月12日、「オフィスドキュメントマネジメントサービス」を発表し、販売を開始した。同サービスでは、PFUが社内実践で確立した「オフィスのペーパーレス化に向けた実践メソッド」をベースに、ペーパーレスオフィスの実現から定着に向けた運用までを、ノウハウと仕組みの両面で支援する。

 オフィスドキュメントマネジメントサービスは、「ペーパーレスオフィス実現サービス」「ファイルサーバ整頓サービス」「重要文書リスク対策サービス」の3サービスで構成する。

 ペーパーレスオフィス実現サービスは、紙文書の削減計画の立案支援と「オフィス文書管理システム」の導入サポート、システム運用を実施する。オフィス文書管理システムを使うと、紙文書をデータ化し利用期限などのルールを設定して、検索可能な形で保管できる。このシステムは、Office 365のSharePoint Online上で動作する「文書DB」、PFUのドキュメントスキャナー、PFUがクラウドサービスとして提供する「文書定義システム」、およびWindows PCで動作する「電子化システム」「文書登録閲覧ツール」「文書定義ツール」から成る。

「オフィスドキュメントマネジメントサービス」で使用する「オフィス文書管理システム」の構成
(出所:PFU)
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 価格の一例として、1000人規模のオフィスの場合、初年度は導入費用と運用費用の合計で年間1200万円(税別)。次年度以降は、オフィス文書管理システムの運用費用として年間600万円(税別)がかかる。価格は、Office 365の利用料を含まない。また料金は異なるが、SharePoint Serverをオンプレミス環境で構築し、そこでオフィス文書管理システムを動作させることも可能だ。

 ファイルサーバ整頓サービスは、計画・実施・運用をステップごとに進めて、ファイルサーバー上の電子ファイルの整頓を簡単な操作で運用できるよう支援する。このサービスも、オフィス文書管理システムの導入が前提。価格は個別見積もり。重要文書リスク対策サービスは、重要な文書ファイルを暗号化し、持ち出された文書の閲覧を制御できるようにすることで、重要文書の情報漏洩対策を支援する。価格は個別見積もり。

 PFUでは2014年の事業所再編を契機に、3年間で3事業所のペーパーレス化を実施した。その結果、オフィスの紙文書量は92%削減。書庫などのオフィス占有面積は20%削減し、社員1人あたりの紙文書量は1.3mから10cmに減少。会議室の数は2倍となり、ペーパーレス会議の実施率は80%に達している。テレワークの導入なども実現し、社員のオフィス環境の満足度は80%超だという。

 同社は「オフィスのペーパーレス化は様々な経営課題を解決し、ワークスタイル変革に結び付いていく」として、具体例に文書の電子化によるBCP対策や訴訟リスク対策、業務フロー変革によるコスト削減、一人ひとりが取り組むことによる社員の意識改革、どこでもオフィスの実現――を挙げている。