『攻略「ピボットテーブル」、Excelちょい達人を目指せ!』の第1~4回では、ピボットテーブルの基本的な操作方法について解説した。続編の本シリーズでは、ピボットテーブルをもっと便利に使いこなすテクニックの数々について紹介したい。そのトップバッターとしてぜひとも伝えたいのが、ピボットテーブルの列に集計フィールドを追加する技だ。

任意のフィールドを挿入する定番テクニック

 前回のシリーズでも触れたように、ピボットテーブルはリスト型(表形式)のシンプルなデータベースを素早く集計するための機能だ。その際に、月別かつ店舗別の売上や店舗別かつ商品別の売上など、リスト型データベースが持つフィールド(いわゆる表見出し)を軸(ピボット)にして、様々な切り口で集計表を作成できる。

 図1はある旅行代理店の売上データベースから、月別かつ行先別の売上を集計したものだ。こうした集計表では、総売上に対するそれぞれの売上の比率を表示したいものだ。

図1●「行」に「日付」「月」、列に「行先」、「Σ値」に「金額」を設定して作成したシンプルなピボットテーブル
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 「ピボットテーブルで分析するあの手この手奥の手」では、「値フィールドの設定」を利用して、売上金額ではなく総売上に対する比率で表示する方法について紹介した。しかしできることならば、売上金額と比率を同時に表示したいものだ。

 それならば、C列に空白列を挿入して、そこに比率の計算式を挿入する手が考えられそうだ。ところが、C列の列見出しを右クリックして、「挿入」を選ぶと、「ピボットテーブルに影響するため、選択したセルに対してこの変更を行うことはできません……」というエラーが表示される。つまりピボットテーブルには、通常の方法では行や列を挿入できない仕様になっている。

 こうしたケースで利用したいのが「集計フィールド」という機能だ。集計フィールドは、ピボットテーブル内に新たな列フィールドを設けて、意図した集計を行う際に活用する。

 ピボットテーブル内のセルを選択している状態で、「分析」タブにある「フィールド/アイテム/セット」ボタンをクリックして「集計フィールド」を選ぶ。すると「集計フィールドの挿入」ダイアログボックスが現れるので、「名前」ボックスの「フィールド1」を削除して「比率」と入力する。

 次に「数式」ボックスの「= 0」から「0」を削除して「=」のみを表示し、「フィールド」ボックスから「金額」を選んで「フィールドの挿入」ボタンをクリックする。すると「数式」ボックスには「=金額」と表示される。以上の設定ができたら、「追加」ボタンを押そう。すると、「フィールド」ボックス内に「比率」という項目が現れる。最後に「OK」ボタンを押す(図2)。

図2●「集計フィールド」を作成する。「フィールド」の項目を使って「数式」に計算式を立てる
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