今回は、宛名ラベル、はがき、単票形式のレポートを作る。

 一つのテーブルから複数の形式に印刷できるのが、Accessの強みである。

 業務では、郵送物を送るための宛名ラベルの作成はもちろん、領収書や請求書、納品書など、同じデータから形式や要素、レイアウトが少しだけ違う書類を必要とする場面が多い。このような場面では、「一つのテーブルから、さまざまなレポートが作れる」機能が、とても役に立つ。

単票形式を作る

 「レポートウィザード」を使って、レポートを作ってみたい。初回に作成したテーブルが保存されているAccessファイルをダブルクリックしてAccessを立ち上げよう。

 最初は単票形式の書類だ。単票形式では、テーブルの1行のデータ(レコード)を、ひとつのカードにまとめる。たとえば顧客名簿の場合、顧客ごとに「会社名」「担当部署」「担当者」などの情報を、一つのカード=単票にまとめる。

 まず、[作成]タブの[レポートウィザード]をクリックして「レポートウィザード」を起動する。

図1●レポートウィザードを起動する
[画像のクリックで拡大表示]

 レポートウィザードの最初の画面で、「レポートに含めるフィールド」を選択する。ここでどのフィールド(項目)を表示させるかを指定する。

この先は会員の登録が必要です。今なら有料会員(月額プラン)が12月末まで無料!

日経 xTECHには有料記事(有料会員向けまたは定期購読者向け)、無料記事(登録会員向け)、フリー記事(誰でも閲覧可能)があります。有料記事でも、登録会員向け配信期間は登録会員への登録が必要な場合があります。有料会員と登録会員に関するFAQはこちら