今使っているシステムが、だんだん業務に合わなくなってきた。だがシステムを導入する時、フルオーダーでの発注は経費も人員もかかり過ぎる。反対に、すべてをExcelを使って自社でやろうとすると、ミスが起こりがちだ。

 そこで検討したいのが「データベースソフト」だ。データベースソフトとは、データを操作するシステムを自分で作れるソフトウエアの総称。中でも、チャレンジしやすいのがマイクロソフトの「Access」だ。Microsoft Officeの上位パッケージに入っており、Excelと比較されることも多いため、「名前だけは知っている」「前から気になっていた」という人も多いだろう。

 この連載では、「中小企業が自社システムを自分で構築する」ことを目標に、顧客名簿を作りながら、Accessの使い方や業務のシステム化を解説する。将来大規模なシステムを発注する際にも、この経験や考え方は役に立つはずだ。

図1●業務をAccessに置き換えよう
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