KDDIウェブコミュニケーションズ(以下KDDIウェブ)でWebサイトの作成サービスを提供するJimdo事業部は、2013年末から順次社内向けの運営マニュアルをクラウドサービス「Teachme」に移行、刷新している(写真1)。Teachmeはベンチャー企業のスタディストが開発・提供する業務手順書の作成・共有に特化したサービス。スマートフォンのカメラを活用し、写真とテキストで誰もが統一的なマニュアルを作成できる(関連記事)。現在、ベンチャー企業が開発・提供する特定業務のためのBtoB向けクラウドサービスが続々と登場しているが、そうしたサービスが大手企業の部門や中小企業といった単位で利用され始めていることを示す事例である。

写真1●KDDIウェブコミュニケーションズのJimdo事業部が運営マニュアルの作成・共有に利用する「Teachme」
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 KDDIウェブでは従来、社内のファイルサーバーで運営マニュアルを共有していたが、そのファイルフォーマットはWord、PowerPoint、Excelなどバラバラ。さらにそのマニュアルの内容も作成した人によって粒度が異なるなど、属人化していたという。こうした問題意識を持ちつつ、一方で社外からの利用についても検討していた。2011年の東日本大震災時、都心部のオフィスに行けなくなり、自宅から共有サーバーにアクセスできないことがあったからだ。BCPという側面からもオンラインで共有できるものが必要との意識を持っていた。

写真2●左からKDDIウェブコミュニケーションズ SMB事業本部 Jimdo事業部 ゼネラルマネージャーの駒井 健生氏、Teachmeを使った移行作業を主に担当した同事業部の和志 祐三子氏、同事業部の西田 浩治氏
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 だが、本業から見ると運営マニュアルのメンテナンスはその補完業務。どうしても日々の業務の中ではその作業の優先順位は下がってしまう。同社自身、クラウドサービスを提供しており、自ら何らかの仕組みを開発することも可能ではあった。だが、「自社でやるとなるとサーバーを用意し、稟議を上げて、購入し、セットアップし、その運用や管理するということをしっかりやらなければならない」(SMB事業本部 Jimdo事業部 ゼネラルマネージャーの駒井健生氏、写真2)。

 こうした問題意識を持ち続けている中、たまたま知ったのが「Teachme」だった。2013年2月に開催された、あるイベントでブースが隣になったことがきっかけだったという。実際の導入は法人向けのTeachmeがリリースされた2013年9月以降。11月にいざ導入を決めてからは、まずは50近くあるこれまでの運営マニュアルにプライオリティを付け、Teachmeで再作成していった。移行を主に担当した同事業部の和志 祐三子氏が週4日、1日当たり2~3時間を作業に充てたという。料金は10アカウントまで利用できる月額5000円のプランを利用している。

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