手紙には「拝啓」で始まり「敬具」で締めるといった、文書のスタイルが確立されている。一方、メールの場合はそこまで堅苦しくない。「こんにちは、○○です」とか「いつもお世話になっています」などの言葉で始まり、「よろしくお願いします」で締めるような文体が多い。電話と同じようなトーンでやり取りされている。

 その文面の最後に、メールでも手紙と同じように署名を付ける。あらかじめメールソフトに登録しておけば、会社名や住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどがセットになった署名が、メール本文の末尾に自動的に付く。

 多くのITエンジニアは、メールの最後にこうした「署名」を付けている。しかし、2、3割くらいの人は、「山田」と自分の名前だけを書いておしまいにしている。

 メールは気楽さが身上なので大げさに問題視するほどのことではないのかもしれない。しかし、ステークホルダーとコミュニケーションをとることが求められるPMは、署名をつけずにメールを送ってはいけない。メールの受け取り手に不便をかけることがあるからだ。

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