今回は「チーム成果を周知して士気を高めよう!」と題して,チームの成果を知ってもらう報告会の大切さと,報告会用資料の作り方について解説する。

 早速,前回のケーススタディの続きからスタートしよう。

 情報システム室主任の山田さとしがリーダーを務める,あけぼの産業の次期基幹システム再構築プロジェクト。プロジェクト・メンバーは,まず自部門の問題・課題を整理し,全メンバーの検討会議を経て,部門ごとの課題をまとめた資料を完成させた。その後,山田とメンバーは,プロジェクトでまとめた課題について,各部門の部長への説明を開始。財務,購買,生産管理,製造,営業部門への課題説明を終えた山田は,開発部門の藤堂技師長とともに,最後の説明先である開発部長の元に向かった。

 開発部の会議室にて。

開発部長:「開発部門の課題がしっかりまとまっていますね。これならどこに手を打てば問題を解決できるかがよく分かり,手を打ちやすくなりますよ」
山田:「ありがとうございます」
開発部長:「同じように他部門についても,課題はまとまっているのかな?うちの施策がほかの部門にどう影響するかや,ほかの部門の施策からのうちへの影響も教えてくれないか?」

 開発部長の質問を受けて,山田と藤堂技師長は代表的な施策の影響について説明した。

 開発部長への説明を終えて情報システム室に戻った山田は,さっそく経営企画部長に報告した。

山田:「開発部への課題説明から戻りました。これで予定通り,社内への説明はすべて終了です」
部長:「お疲れ様。開発部長からは何か言われたかい?」
山田:「課題については,手を打ちやすくなると高評価をいただきました。それから,施策を打ったときの他部門への影響や他部門からの影響について聞かれたので,代表的な施策について答えておきました」
部長:「なんだか部長によってプロジェクトへの理解度に差があるね。進捗のような基本的なところを聞いてくる部長もいれば,開発部長のように早速手を付けることを考える部長もいる」
山田:「プロジェクト・メンバーから個別に受けている報告内容にも差があるんでしょうね。今度予定されている『中間報告会』では,足並みがそろうように注意しないといけないと思っています」
部長:「そうだね。今度の報告会は,プロジェクトの目的や日程などの基本的な部分から理解できるようににするべきだな。それと報告会自体の目的やゴールもはっきりさせておく必要があるね」
山田:「報告会の目的やゴールについては,こんな風に考えています」

 そう言いながら,山田は報告会に向けて内容を整理をするために作った資料を,部長に見てもらった(図1)。

図1●山田が経営企画部長に見せた報告会の骨子
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部長:「うん。いいでしょう」
山田:「ありがとうございます。では,すぐに報告会用の資料の構成を考えます」

 デスクに戻った山田は,早速,報告会用資料の構成を考え始めた。

山田:「最初に,目的や活動範囲,スケジュールといったプロジェクトの基本的な部分を説明してから,課題と解決の方向性を説明する構成にしよう。各パートの報告時間と担当者も決めておいたほうがいいな」

図2●山田が作成した報告会の構成
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