今回は「次につながる議事録づくりを!」と題して,議事録をどう書けばいいのかを解説しよう。

 議事録には,会議での決定事項や決定に至るプロセス,残件などを明確にし,チームメンバーに行動を起させる,という大事な役割がある。議事録が配布されなかったり,配布が遅かったり,議事録の内容に問題があったりすると,会議での決定事項が実行されない恐れがある。それくらい,議事録は重要なのだ。

 早速,前回のケーススタディの続きから,スタートしよう。

 情報システム室主任の山田さとしがリーダーを務める,あけぼの産業の次期基幹システム再構築プロジェクト。プロジェクト・メンバーはまず,各部門の業務・システムの問題抽出に取り組み,自部門の問題・課題をなんとか整理できた。山田は,問題・課題を全メンバーで共有し,他部門の観点から意見を出し合うための検討会議を開催。長時間にわたった検討会議もようやく終わろうとしていた・・・。

 情報システム室の第1会議室にて。

山田:「これでやっと課題の検討は終わりです。ずいぶん時間がかかってしまいましたが,その分課題が補強され,関連付けもできたので,システム再構築に向けてしっかりしたものができたと思います。あとは,今日の検討結果を各自資料に反映して,資料を完成させて下さい。本当にお疲れ様でした」

全員:「お疲れ様でした」

 会議を締める言葉を聞きながら,議事録担当の佐々木主任(財務)は,議事のメモを見ながら考えていた。

 ・・・今日は疲れたし,みんな早く帰りたいだろうけど,次の予定や宿題をちゃんと分かっているのかな?これがはっきりしないと,議事録をちゃんと書けそうにないぞ。

佐々木:「ちょっと待ってください。まだ次の予定や実施事項が決まっていませんよ」

山田:「そうですね。みなさん,ちょっと待ってください。もう少しだけ付き合って下さい」

 山田が呼びかけると,帰りかけていたメンバーが戻ってきた。

この先は会員の登録が必要です。今なら有料会員(月額プラン)は12月末まで無料!

日経 xTECHには有料記事(有料会員向けまたは定期購読者向け)、無料記事(登録会員向け)、フリー記事(誰でも閲覧可能)があります。有料記事でも、登録会員向け配信期間は登録会員への登録が必要な場合があります。有料会員と登録会員に関するFAQはこちら