今は何でもメールで用が済んでしまう。仕事の依頼や報告のような記録に残す必要があるものだけでなく,「お礼」や「あいさつ」もメールで済ませてしまうことが多い。しかし,メールは画面からメッセージが目に飛び込んでくるだけで,削除してしまえばオシマイである。こんな時代に手紙やはがきをちょっと見直してみたい。

田中 淳子/グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント

 最近は,メールで代替する企業もあるようだが,私は年1回くらいはがきで出すことを,あえてお薦めしたい。「うちの課長が先方の課長に出すようだから,俺はいいか」,「この部署の誰かが出すらしいから私はいいよね」などと手抜きをしない。自分が担当した顧客担当者や仕事で知り合った社外の様々な方に,自分の名前で年賀状を出そう。

体温を感じさせる添え書き

 勤務先で支給される印刷された年賀状を使う場合,何も添え書きをせずに宛先だけを書いて送る人が多い。こういう年賀状は,ほとんど読まれないし相手の印象にも残らない。

 そこで,ほんの1~2行,数十文字程度でも「書き手の体温を感じさせる」手書きの一言を書き添えたい。例えば,「システムが無事に稼働しているようでほっとしています」とか「昨年のプロジェクトではお世話になりました」などと書く。字は下手でもよい。手書きの文字は,そこに「相手」を感じることができて,人間関係を豊かなものにしてくれる(図1)。

図1●年賀状には相手の印象に残る添え書きを書こう
図1●年賀状には相手の印象に残る添え書きを書こう

 ただ,せっかく直筆で添え書きをするのに,「昨年はお世話になりました。今年もよろしくお願いします」としか書かないのでは,芸がない。これでは,印刷された文面とさして変わらない。では,どんなメッセージを添えればよいだろうか。

 お薦めなのは,その人と一緒に仕事をして勉強になったことや気づいたことなどを,具体的かつ前向きに書く方法だ。例えば,「プロジェクトでご一緒させていただき,とても多くのことを学んでいます」とか「いつも厳しい指導をいただき,ありがとうございます」,「今年は,ぜひ○○を実現させたいと考えています」と書く。

 年賀状の例ではないが,仕事で出会った人に礼状を出した時のことだ。そこに「打ち合わせの席で○○さんがおっしゃっていた××の話が印象に残っています」と具体的に書いたところ,先方から次のような返信を受け取った。「田中さんに『××の話が印象に残った』と言われ,とても嬉しかったです」と。これを見て,「具体的に伝えた方が,うんと相手の心に響くんだなあ」と改めて思ったことがある。以来,礼状にしても年賀状にしても,できるだけ「具体的」な出来事を言葉にして添えるようにしている。具体的なメッセージは,相手の胸にぐっと迫る。そうすれば,相手は自分のことを憶えてくれ,次からの仕事がさらにやりやすくなる。

会わないうちに返信する

 自分は出さなかったのに,先方から年賀状が届いてしまうことがある。それが分かるのは,たいてい正月明けに始めて出社した時なので,多くの人はメールで「年賀状ありがとうございました。こちらからはメールで失礼します」とやってしまう。しかしここはやはり,きちんとはがきの年賀状を出すべきだろう。もちろん,先に述べたように「相手に関連した温かい言葉」を添え書きして送り返したい。

 そもそも,メールは埋もれてしまいやすく,年始のあいさつを受け取ったかどうかも,そのうち分からなくなる。はがきの年賀状であれば,相手の手元に残るし,すぐに投函(とうかん)すれば1月中旬には相手に届く。先に相手と会ってしまわないうちに,とにかく早く出すのがポイントだ。

 ちなみに,松が明けたら(松飾りを片付けた後の1月8日以降),「寒中見舞い」が正しいのだが,ビジネスの年賀状の場合は,1月中旬くらいまでは「あけましておめでとうございます」でよいだろう。

荷物を送る際にも添え書きを

 年賀状だけでなく,荷物を送る際にも一言書き添えるべきである。送る前に電話やメールで一報を入れているからと“裸”で物を送る人がいるが,それは失礼だ。メールや電話での連絡と,荷物が相手の手元に到着するまでには時間差があるので,受け取った側は,箱や封筒などを開けて中身を取り出す時に「ん? 荷物だけが裸で入っているのかな? 送り状はどこかに挟まっている?」と探してしまうことになる。

 一言添える場合,あらかじめ印刷された書式を使うことが多いと思うが,便せんなどでささっと手書きで書いて同封してもよい。「このたびはお問い合わせいただき,ありがとうございました。ご指示いただいたパンフレットをお送りいたします。ご確認ください」程度のメッセージでよい。これは,荷物を送る相手に対するちょっとした配慮である。

 渡しそこなった名刺を後から郵送する,借りていた物を返却するといった場合も同じだ。ある時,初対面のSEと名刺交換をしようとしたところ,あいにく先方は名刺を持ち合わせていなかったため,私だけ名刺を渡して別れたことがある。後日,封筒が届き,中には名刺1枚だけが入っていた。

 同様なケースで,名刺が入った便せんに手紙が添えてあったこともある。手紙には「先日は名刺を切らしており失礼しました。あの時に話題に上った○○のこと,私も調べてみようと思っています」と書いてあった。どちらが好印象かは一目瞭然だろう。

 このように物を送る際も,ちょっとした手間をかけて,相手に良い印象を残すようにしたい。


今月のポイント
1.仕事で世話になった人には,自分の名前で年賀状を出す
2.年賀状には自筆でちょっとした添え書きを。これだけで,受け手の印象に残りやすくなる
3.出していない相手から受け取った場合,メールで返信せず,自分も年賀状で応える

手紙を書きたくなったら   今月のお薦め本:
手紙を書きたくなったら
木下 綾乃著
WAVE出版 1400円

私は比較的頻繁に手紙やはがきを出す。メールよりも“人のココロ”を感じられるツールだからだ。手紙はもう何年も書いたことがないという人も多いだろうが,本書のようなエッセイを読んで,たまには手紙を出してみてはどうだろう。例えば,出張先でお世話になった方へはがきを1枚出してみる。きっと相手は喜んでくれるだろう。

田中 淳子(たなか じゅんこ)
1986年,上智大学文学部教育学科卒。日本ディジタルイクイップメントを経て,現在はグローバル ナレッジ ネットワークでコミュニケーション,リーダーシップ,トレーニングスキルなどの研修企画,開発,実施に当たっている。著書に「速効!SEのためのコミュニケーション実践塾」(日経BP社),「速効!SEのための部下と後輩を育てる20のテクニック」(日経BP社),「はじめての後輩指導」(日本経団連出版)がある。ブログ「ヒューマン・スキルの道具箱 ~ タナカ La ジュンコ ~」を連載中。

■変更履歴
「そろそろ年賀状の季節だ。このチャンスに手書きの文字でコミュニケーションしてみてはどうだろうか。」「年賀状の季節である。」とありましたが,公開時の季節を考え削除いたしました。[2007/03/29]
出典:日経ITプロフェッショナル 2005年12月号 128ページより
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。