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國井 良昌=國井技術士設計事務所 所長
 今回は、次のような質問が私の事務所に寄せられました。

【質問5】
 当社では入社6カ月後と1年後、そして3年後に、「レビュー会」と称する場でそれまで学んだことと、今後の課題に関する個人発表会が催されます。ここで優秀賞を獲得すると、当社の「タイ工場見学+タイ旅行」のご褒美がもらえるのです。なんとしてでも、この賞をとりたいと考えています。パワーポイント作成のコツを教えてください。

 この質問に対する私の回答はこうです。

【回答5】
 経営陣による年初(正月明け)や期初の経営方針の発表や、部内における企画のプレゼンテーション、顧客への自社製品のPR活動など、会社の中でパワーポイントを使う機会はとても多いと思います。問題は、“走馬灯”のようにパワーポイントをめくる人が実に多いこと。あなたはこのことに気付いていますか。こうしたプレゼンテーション(以下、プレゼン)は反面教師です。なぜか。それは、聞き手が全くメモを取れないからです。

「いきなり作成」は禁止

 走馬灯のようにパワーポイントをめくる自己満足型のプレゼンが、日本人には目立ちます。「これでもか!」とばかりに大量のパワーポイントを準備し、全てを披露します。 ところが、聞き手はあまりに速い展開についていけず、メモを取る余裕すらありません。結果、そのプレゼンが終わると、何も記憶に残らない。もちろん、感動など全く望めないプレゼンです。これではプレゼンの意味がありませんよね。では、どうすればよいのでしょうか。

 多くの人が、わずか1つの候補のタイトルと内容を頭の中で描き、いきなりパソコンに向かってパワーポイントを作成しています。これが大きな誤りです。初めにすべきことは、あなたに与えられたプレゼン時間から「パワーポイントの枚数を決定すること」です。図1を見てください。

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図1●パワーポイントの枚数決定

 例えば、あなたに与えられたプレゼン時間が20分だとしたら、適切なパワーポイントの枚数は10枚程度です(ただし、表紙は除きます)。図1の「報告型」のグラフからそう読み取れます。ある企業が期初に設けた経営方式の説明で、15分しかないのに30枚ものパワーポイントを使っていた役員がいました。厳しい言い方ですが、今思えばそれなりの力量しかない役員でした。

 プレゼンが下手な社長や役員、部長の存在は、部下としては恥ずかしいと思います。企業の成長も危ういかもしれません。本コラムの第1回の内容を思い出してください。

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