無駄な機能を備えたメタボなITシステムが、多くの企業の運用コストを押し上げている。メタボシステムを2度と作らないための方法を解説しよう。

 再構築対象のメタボシステムで、どの機能を削ってどの機能を残せばよいのか。無駄な機能を洗い出すには、各現行機能を整理し、業務用途別に分類し直すことが欠かせない。

 再構築プロジェクトでの要件定義の手順は「方針決定」「業務分析」「機能分析」「業務設計」という4フェーズ、10ステップで進める。ここではそのうち、メタボシステムの無駄な機能の削減のために重要な、「システム化方針の決定」ステップ、「現行機能の整理」ステップの2つを解説しよう。

「システム化方針の決定」ステップ:機能削減の目的を経営幹部と確認

 A社のシステム部門は「システム化方針の決定」ステップで、システム化の責任者である経営幹部や上級管理職と打ち合わせを行い、目的の1つが「運用・保守の生産性向上」であることを確認。既存システムの現行機能の中で必要性・重要度の低いものは新システムに継承しない、という認識を確かめた。

 それらは「システム化方針」の期待成果や制約条件に明記し、経営幹部や上級管理職から関係部門に周知徹底してもらった。これが、後で無駄な機能を削減する布石になる。

「現行機能の整理」ステップ:業務ごとに機能を分類する

 「現行機能の整理」ステップではシステム部門が主体となり、対象の既存システムが備える現行機能を調査し、継承するかどうかを評価できるように整理する。

 まず、システム仕様書や操作マニュアル、システムメニューなどを基に、既存システムの現行機能を洗い出す。A社の例では、システム操作マニュアルを基に「見積もり管理」「受注管理」「在庫管理」「請求・回収管理」「販売実績管理」という5つのサブシステムごとに現行機能を洗い出している。

「現行機能整理表」の作成による現行機能の整理と評価
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