仕事をうまく進めるための現場コミュニケーション術を解説してきた。最終回では外国人相手やリモート環境での対応などに関する読者の質問に答える。一番大切なのは、知らず知らずのうちに陥る3つの思い込みを捨てることだ。

 中堅ITベンダーのカセイシステムでプロジェクトリーダーを務める土屋君という人物を通じて、現場コミュニケーションのポイントを解説した連載も今回が最終回。今回はミーティングや調整の型を学ぼうとする読者から頂いた質問に回答したうえで、最後に連載のまとめを記すことにする(図1)。

図1●ミーティングや調整の型
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調整が複数回に及ぶ場合

質問:ミーティングや調整が複数回にわたる場合は、どのようなことに留意すればよいですか。

回答:1回目のミーティングでお互いのウォンツとニーズを確認し、2回目で具体策を検討するといったように、ミーティングが複数回になることはよくあることです。その場合の注意点は以下のようになります。

1)最初のミーティングのセットアップの際に、複数回での全体像を示す

 最初から複数回にわたることが分かっていれば、ミーティングや調整の全体像を最初のセットアップのフェーズで伝えることが大切です。

 今日の打ち合わせで結論を出したいのか、アイデア出しだけにとどめて、結論は次回にするのかなど、全体像をお互いに理解していると進行もスムーズになります。

2)最初のミーティングで出てきた課題については、期日やアウトプット形式を具体的に決めておく

 次回のミーティングや調整に向けて、お互いに“宿題”を持ち帰り検討することも多いと思います。その際にその課題や宿題の内容をしっかり合意しておかないと、2回目のミーティングが曖昧になってしまうリスクがあります。

 「検討する」という曖昧な形で終わらせるのではなく、「いつまでに」「どのような形式で」提出するのかなど、具体的なアウトップットの形式を決めておくことが大切です。

3)次回は最初に前回の確認を行う

 2回目の実施の際はセットアップのフェーズで、前回のミーティングの内容や条件などの確認を簡単に行うことが大切です。

 具体的には、前回記録した絵を見せながら、「前回のミーティングの確認ですが(中略)、××という条件は必須だということでよろしかったでしょうか」などと確認します。最初に前回の議論の流れを軽く振り返ることで、相手もやり取りを思い出せて、お互いの勘違いなどによる混乱を減らすことができます。

 複数回にわたるミーティングや調整は、回数が増えるたびに、状況が変わっていくことも多いため、回数は多くても2~3回までにとどめるようにしましょう。間を空ける期間は1週間以内にしておくことも、留意点として付け加えておきます。

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