「トヨタ流人づくり 実践編 あなたの悩みに答えます」では、日本メーカーの管理者や社員が抱える悩みに関して、トヨタ自動車流の解決方法を回答します。回答者は、同社で長年生産技術部門の管理者として多数のメンバーを導き、その後、全社を対象とする人材育成業務にも携わった経歴を持つ肌附安明氏。自身の経験はもちろん、優れた管理手腕を発揮した他の管理者の事例を盛り込みながら、トヨタ流のマネジメント方法を紹介します。
悩み

 今年度から管理者を任されることになりました。30人ほどの部下がいる職場を管理・運営していかなければなりません。しかし、正直不安です。これまで管理者向けの教育を受けたことがなく、どのように職場を管理していけばよいかが分からないからです。しかし、管理者として精いっぱい頑張りたいという気持ちは誰よりも持っているつもりです。職場管理・運営のコツを教えてください。

編集部:管理者として働くために必要な教育をしっかりと実施してない企業で初めて管理者になる人は、何をしたらよいか戸惑うことでしょうね。

肌附氏—管理者向けの教育を受けていないという点には少々不安が残りますが、事情はどうあれ、職場を預かる管理者には絶対に全うしなければならないことがあります。それは職場の業績をより高め、かつトラブルなどの問題をできる限り未然に防ぐことです。言い換えれば、管理者の務めは職場を守ること。業績を高めずに職場は維持できません。また、安全や品質に関する大きな事故やトラブルを起こせば、職場を守るなど不可能になります。職場を守る大切さを管理者は肝に銘じるべきでしょう。

編集部:今の言葉で、管理者の責任の重さを改めて認識した人は多いと思います。では、職場を守るために、管理者はまず何を心掛けるべきでしょうか。

日々の職場のかじ取りの責任を担う

肌附氏—管理者としての基本、すなわち職場を正しく運営していくために必要な管理能力です。具体的には、日常管理において部下の仕事の進捗を正しく把握し、状況に応じて的確な指示を与えることです。

 そして、そのためには管理資料を作成して活用したり、「見える化」によって状況を視覚化して問題やトラブルに気付きやすくしたりする必要があります。これらのツールを使いこなしながら、管理者は部下に指示して業務を実行させ、その後、部下からホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)を受ける。その結果を踏まえて、管理者はそれぞれの部下に的確な指示を与えていく。こうして、日々の職場運営を進めていくのです。

編集部:自分もやっと部長になったと、腕組みして悠然と構えているだけ、というわけにはいきませんね。

肌附氏—それはいつの時代の管理者のイメージでしょうか。そんな会社は早晩潰(つぶ)れてしまうか、もしくはよほど余裕のある会社なのでしょう。現在は、役職が上の者ほど働かなければならない時代なのですから。

 管理者には、常に部下の仕事の状況を正確に把握し、的確な指示を出して、職場全体を正しい方向に導いていくことが求められます。管理者は、日々の職場のかじ取りに関する権限と責任を担っており、手を抜けば職場が間違った方向に進むかもしれません。そうなってしまえば、業績の向上は難しくなります。さらにまずいことには、トラブルや問題が頻発する危険性も出てきてしまうのです。

 ただし、いわゆるルーチンワークと言われる日常業務については、管理者が不在でも回っていくようにしておく必要があります。ホウ・レン・ソウはもちろん大切ですが、あまり細かい点まで口出しし過ぎると、部下の自主性や成長まで阻害してしまいます。

 その代わりに管理者がすべきは、職場や会社の成長を飛躍させる夢(あるべき姿)を語り、それをテーマに部下と討議したりコミュニケーションを取ったりすることです。部下に任せるべきところは信用して任せ、職場をより高いレベルに導くために管理者の時間やエネルギーを費やすべきでしょう。こうしたリソースの最適な配分も管理者が身に付けるべき能力と言えます。

編集部:トヨタ自動車ではどのように職場運営の管理を実践しているのですか。

肌附氏—他社と比べた場合に際立つトヨタ自動車の特徴は、「方針管理」を徹底している点です。

 方針管理とは、会社が掲げるビジョン(あるべき姿)や経営方針を体系的(組織的)に達成するための管理の仕組みや取り組みのことです。会社の方針に沿った課題を各階層の管理者が策定して実行し、その結果を確認して必要な改善を行っていきます。つまり、こうしてPDCAサイクルを回しながら、会社が目指す方向に組織全体を進めていくのです。

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