ExcelやWordで文書などを作成する際、繰り返しの操作でイライラさせられることがある。そんな手間を一気に解決する決め技を覚えておこう。

起動と同時に「いつもの文書」をサクッと作れる設定に

 文書作成で使うフォントや段落などの書式は、社内で統一していたり、お気に入りがあったりするものだ。新規文書を作るたびに書式設定を変えていては時間の無駄。既定の設定を変えておき、起動すれば即座に作成できる環境を整えておこう。

「Excel」や「Word」を起動するたびに、毎回表示されるスタート画面で新規文書を選び、フォントの設定からやり直しでは、手間も時間もかかり過ぎ。すぐに作業を始められるように設定を変えよう
(イラスト:ヨーダヒデキ)
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 Excelでは、オプション設定を変更することで、新規ブックの書式を指定できる。フォントや文字サイズだけでなく、表示方法やシート数も変更できる。起動時に表示されるスタート画面が不要なら、オフに設定することで、起動すると新規文書が開くようになる。

Excelの場合は、「ファイル」タブで「オプション」を選択。「基本設定」の「新しいブックの作成時」を、いつも使う設定に変えておく。スタート画面が不要ならオフにして「OK」ボタンを押す
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 Wordでは、「Normal.dotm」というテンプレートファイルに従って新規文書が作成される。これを直接編集することもできるが、より簡単に変更する方法がある。例えばフォントを変えたいなら、フォントの設定画面を開き、好みのフォントや文字間隔などを指定。最後に「既定に設定」を選んでNormalテンプレートに保存すればよい。同様の方法で、段落設定やページ設定も変更できる。

Wordで既定のフォントを変えるには、フォントの設定画面を表示させ(1)、好みのフォントを選んで「既定に設定」を選択(2)(3)。Normalテンプレートに保存する(4)(5)
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 Normalテンプレートを変更すると、以降は全ての白紙に適用されるので注意が必要だ。なお、WordでもExcelと同じ手順でスタート画面を非表示にできる。

 既定の環境を変えることで、手間を省けるのはもちろん、「この文書だけ書式が違う!」といったトラブルも避けられる。文書作成の時短は統一感や正確性のアップにもつながることが多いので実践してみよう。