「どうしてスラスラと読める文章を書けないのだろう」「これで正確に伝わるだろうか」「もっと分かりやすくできると思うのだが」――。提案書や企画書、仕様書などの文章を書く上でこのような悩みを持つことは少なくないだろう。

 実は表現に多少の手を加えるだけで、文章の正確さと分かりやすさは大きく向上する。それには、手を加えるべき箇所を見つけるチェックポイントを押さえておくことが肝要だ。闇雲に文章をチェックしても、どこをどう直すべきかが分からないことが多いからだ。

 ここでは記者が培ってきたノウハウを基に、ビジネス文書の執筆・推敲時に役立つチェックポイントを紹介する。20項目を厳選して、簡単かつ優先度の高いものから、「正確な日本語を書く」「無駄をそぎ落として読みやすくする」「文章の価値を高める」という3段階のレベルに整理した。

 いずれも文章を読みやすくするための「表現」に関するチェックポイントだが、「内容」を充実させることにもつながる。読みやすいソースコードほどバグや不適切なロジックを発見しやすいのと同じで、文章を読みやすくすると論拠や論旨展開といった「内容」の問題が浮かび上がるからだ。

 「内容」の問題を解決するために文章を修正すると、「表現」に関する問題が見つかるもの。そうして「表現」と「内容」の修正を繰り返すことで、文章の価値が高まっていく。これが推敲を重ねるという意味である。

 20項目のチェックポイントを見ていこう。