ポイント5:時制は正しいか

 時制の間違いにも注意しよう。当たり前に聞こえるかもしれないが、過去の出来事は現在形で書かないほうがよい。

 例えば次のような文がある。

「従来、在庫が過剰という問題がある。これを解決した」

 「在庫が過剰という問題」があったのは過去の話だ。そのため語尾を「である」から「あった」に変えたほうが、後ろの「解決した」と時制が一致して読みやすくなる。修正した文は以下の通りだ。

「従来、在庫が過剰という問題があった。これを解決した」

 小説や紀行文、ルポルタージュなどでは、過去の出来事をあえて現在形で表現することがある。これは臨場感を持たせたり、文章のリズムを整えたりするためだ。

 だがビジネス文書では、正確さと分かりやすさが優先だ。過去、現在、未来の表現は、出来事が発生した(する)時点に合うように正しく使い分けよう。

 チェックポイントには載せなかったが、誤字や脱字、慣用句の用法に関する間違いも頻繁に起こる。ワープロソフトや、かな漢字変換ソフトの校正機能を活用したり辞書を引いたりして、それらのミスを防ぐようにしたい。