「時間が足りない」。その悩みを解消する方法の1つが「タイムマネジメント」だ。本特集では日経NETWORKの過去記事を再編集。時間を管理するポイントを全6回で解説する。

 前回、タイムマネジメントでは「時間割」のイメージを払拭すべきだと述べました。今回は、もっと具体的にタイムマネジメントの手法を紹介していきましょう。

 タイムマネジメントという言葉には「時間」を「管理」するという意味があります。この「管理する」というのは、時間を「節約する」こととは異なります。もちろん節約も大事ですが、節約をいくら積み重ねても管理にはなりません。

タイムマネジメントで管理する3要素

 この「管理」という言葉には窮屈なイメージもありますが、タイムマネジメントの場合は「管理」といっても、細かく計算を行う必要はありません。むしろ、シンプルなほうが長続きします。長く続けるためには基本的なルールを決めて、自分の仕事を「可視化」することが大切です。

 実際にタイムマネジメントで管理する要素は3つあります。

タイムマネジメントで管理する3つの要素
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 1つめは「アポイントメント」と呼ばれる、時刻が決まった仕事です。会議や打ち合わせなど、時刻を決めて約束した仕事のことです。

 2つめの要素は「タスク」と呼ばれます。タスクは、「期限」という時間的な制約があるものの、実際に作業する時刻については自由が利きます。資料作成など、デスクワークの大半はタスクです。

 タスクはこの自由度の高さゆえに、問題を起こす原因にもなりがちです。例えば仕事を引き受けすぎて、こなしきれないほどたまってしまうのもその1つです。実施する時刻が明確でない分、実はアポイントメントよりも管理が難しいのです。

 そして最後の要素が「リソース」です。ここでいうリソースとは、私たちが「使える時間」そのものを指します。このリソースを管理するとは時間的な余裕を残しておくこと、つまり、仕事量をコントロールすることを指します。