だらだらと結論が出ないチーム会議を実施していないだろうか。本特集では日経SYSTEMSの過去記事を再編集。効率的な会議のために実践すべきポイントを4日間で習得しよう。

 会議終盤では、報告された課題などに対し、メンバーで議論して解決策を導くことになる。この作業も、効率良く進めようとすると一筋縄ではいかない。往々にして、特定の技術や方法の話が延々と続いたり、議論が別の方向に発散したりして、会議が長引いてしまう。

 現場リーダーは会議終盤に、どのようにして効率的な運営をしているのか。ここでのポイントは、リーダーが「限った議論」に誘導していくことだ。解決策の有効性を簡単に判断するテクニックや、議論を発散させないようにする考え方を紹介しよう。

質問は「仮定」「未来」「原因」

 チーム会議で出る課題の多くは、進捗遅れに関するものだ。会議ではリカバリー方法の意見をメンバーに求め、リーダーはその方法が有効かどうかを判断しなければならない。

 その時、有効性を判断するために詳細に立ち入って質問していると、会議の時間がどんどん過ぎてしまう。短時間でリカバリー方法の効果を見極めることが必要だ。

 情報システム子会社勤務のHさんは、3つの質問でリカバリー方法の有効性を判断するという。

解決策を導くために「仮定」「未来」「原因」の3種類に質問を絞る
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 1つ目の質問は「仮定」に関すること。「もし、そのリカバリー方法が何らかの原因で実施できなかったら、どうなるか」と聞く。これにより、リカバリー方法を取った場合と取らなかった場合の差がはっきりする。「もし両者の差があまりないようであれば、そのリカバリー方法の効果は低いということ。もっとほかの方法を考える必要がある」(Hさん)。

来週の今ごろはどうなっているか?

 2つ目は「未来」。「予定通りにその対策をしたとして、来週の今ごろはどのような状況になっていると思うか」と問う。「まれに、今と同じくらい遅れたままだという答えが返ってくることがある。その場合、提案したリカバリー方法には意味がないと分かる」(Hさん)。

 最後は「原因」に関する質問だ。先の2つの質問をしてリカバリー方法が有効でないと判断したときに使う。「メンバーが課題の原因を正しく捉えていない可能性があるので確認する」(Hさん)。ただし、ここで確認するのは原因としてメンバーが考えていることである。本当の原因は何だったのかを追求しても会議室で分かることには限りがある。そこに時間をかけないようにする。

 いずれの質問でも、Hさんは会議の中でメンバーの気付きを促し、成長させるように配慮しているという。「メンバーが成長して有効なリカバリー方法を考えられるようになれば、会議の効率化につながる」(Hさん)。