ビジネスメールは簡潔に書くのが原則だが、別のメールを参照する書き方はしないほうがよい。例えば「以前にお送りしたメールの通りです」「別送したメールを参照してください」「先方から送られてきたメールに書いてあります」のような書き方だ。

 こうした記載があると、読み手は該当するメールを探して参照する必要が生じる。場合によっては探すのに時間がかかり、「以前のメールってどれだよ」とストレスをためるかもしれない。読み手の時間を奪う不親切なメールになる可能性があるのだ。いわば時間泥棒の「参照型メール」である。

 実例を参考に筆者が作成した具体例を見てみよう。A社への訪問に関して場所が変更になったことを伝えるだけのシンプルなメールだ。

別のメールを参照するダメなメール
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 書き手と読み手はITベンダーの同じ部署に所属していて後輩と先輩の関係にある。ユーザーA社への訪問について既に何度かメールでやり取りし、1週間前に詳細が決定済みだった。今回、場所が変更になったことから、後輩が先輩に連絡したのがこのメールだ。

 後輩はA社の直接の担当者で、1週間前にやり取りしたメールの内容が頭に入っている。しかし先輩はA社への訪問についてうろ覚えだ。メールでやり取りした内容は覚えていない。

 そんな状況で、メールに「以前にメールした通りです」という記載が含まれていたら、読み手の先輩はそれを探さなければならない。すぐに見つからなければ「省略せずにこのメールにも書いてくれよ」と思うだろう。

 もう1つ不親切なことがある。このメールで最も重要な変更後の場所について「先方の本社オフィス」とだけ書いており、住所を記載していない。書き手の後輩は「先輩はたぶん知っているだろう」という考えかもしれないが、確実に現地集合できるように住所を記載し、さらに具体的な待ち合わせ場所も書いておくべきだ。

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