今回はSEの分かりづらいメールを取り上げる。分かりづらいメールには色々あるが、まず件名を見て何のメールか分からないのは困る。

 以下のような件名だとメールの用件を表していない。

  • 件名:次回の会議の件
  • 件名:打ち合わせの件
  • 件名:株式会社○○の××です!

 件名はどういう用件かがすぐ分かるものにしたい。それにはある程度具体的な内容にすることが重要だ。例えば以下のような具合である。

  • 件名:7/1(月)定例会のアジェンダ
  • 件名:【確認】7/3(水)打ち合わせ内容(添付資料あり)
  • 件名:【ご案内】新製品○○

 ただし具体的な件名にする際、長くし過ぎないようにしたい。例えば下記のような件名では一目で用件をつかめない。

件名:【お願い】7/3(水)打ち合わせ内容を事前にご確認ください(2つの資料ファイルを添付しました)

 これは、前出の「件名:【確認】7/3(水)打ち合わせ内容(添付資料あり)」のようにすればよい。

 本文については、用件を簡潔に示す、読み手が知りたい内容を整理して伝える、何をしてほしいのかを明確に示す、が注意点である。さらに、1文を長くし過ぎないことにも気を付けたい。

 書き手は言いたいことを過不足無く表現したつもりでも、読み手が「えっ、何のメール?」「肝心のことが書いてないな……」「私にどうしろというのか?」と考え込んでしまうメールが少なくない。

 以下に実例を参考に筆者が作成した具体例を示す。ソフトウエアベンダーの澤田さんが、ソフトのサポート範囲について問い合わせてきた神山さんに返信したメールだ。

分かりづらいメール1
[画像のクリックで拡大表示]

 このメールは、件名が長すぎて一目で用件をつかめない。

 本文も1文が長い上に、「(興味を持っていただきありがとうございます)」という長いかっこ書きを入れていて読みにくい。しかも末尾で「未定」と伝えるだけで、読み手が知りたい今後の予定を書いていない。

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