プラント系システム子会社で役員を務めるK氏は、「最初の数行で用件を言い切ることを習慣づけるべきだ」という。つまり冒頭で「誰に、いつまでに、何をどうして欲しいのか」を、できるだけはっきりと伝えるようにするわけだ。

本文の冒頭で、伝えるべきことを明確に書くポイント
用件を明確にするには、「誰に、いつまでに、何を、どうしてもらいたいのか?」という具合に、まずメールを送る目的を考える。メールの冒頭では、何の件かを簡単に述べたうえで、この目的を簡潔に表す
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 一番重要な用件が冒頭に書かれていれば、細かい情報は後回しにしてもかまわない。例えばこんな具合だ。

 「○○システムの開発プロジェクトにおいて、ユーザー側の要求が未だに固まっていません。旧システムのリース切れを考えると見切り発車せざるを得ない状況です。お忙しいところ恐縮ですが、明日にでも解決策をご相談させてください。ユーザーの要求の現状は、以下の通りです…」。

 なお冒頭では、必ず「○○様」と相手の名前を書く習慣を身に付けたい。一斉同報した場合に誰宛てなのかはっきりしないし、宛先を間違えて送ることもあるからだ。

 また自分の名前も明記した方が、読み手にとって親切である。メールの差出人はfromのアドレスや署名を見れば分かるが、本文の冒頭に必要な情報がすべて凝縮されているのがベストである。

 さらに、何に関する用件か分かりやすいように、「先週(5月10日)の定例ミーティングで山田さんがおっしゃっていた…の件ですが、」のように経緯や背景情報も、冒頭部分に盛り込んでおくとよい。

出典:日経ITプロフェッショナル、2005年3月号 特集「速効メール術」を改題して再編集
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。