IT現場には問題メールがはびこっている。本特集では日経ITプロフェッショナルの過去記事を再編集した。問題メールのパターンを知り、具体的な解決策を5日間でマスターしよう。

 「起承転結」の順番ではなく、結論から書く。これはメールに限らず、ビジネス文書全般の大原則である。

 しかし実際には、メールの冒頭の部分で結論を書いている人は多いとは言えないだろう。まさに時間泥棒の問題メールだ。

 「最後まで読まなければ用件が分からないメールがよく届く。典型的なのは、“ちょっといいですか”と軽く相談するノリで思うままに書かれた長文のメールだ」(メーカー系システム子会社で事業部長を務めるI氏)。

 こうしたメールに困っているという声は、取材したITエンジニアの大半から聞くことができた。

結論が最後になるのはメールの特質

 結論が最後になってしまうのは、メールの特質のせいでもある。

 メールは対面や電話での会話と違い、自分のペースで自由に考えをまとめることができる。「書きながら考えるため、ついつい結論が後回しになってしまう傾向がある」(大手ITベンダーのJ氏)のだ。

 そこでメールを書く際は通常のビジネス文書以上に、冒頭の部分に結論、つまり用件を書くことを強く意識する必要がある。