例えば「次回の定例会議(6月3日)の議題に関するお知らせ」や、「○○プロジェクトのスケジュールを変更しました」という具合だ。

 具体的に内容が分かるサブジェクトを付けるには、1つのメールに1つの用件しか盛り込まないようにすることも必要である。1つのメールに複数の用件を盛り込むと、どうしても「連絡事項」のような漠然としたサブジェクトしか付けられなくなる。

 1つのメールであれもこれも伝えようとすると、結果的にメールそのものを読んでもらえないかもしれない。

 よほど簡単な用件ばかりのケースは別として、原則として用件ごとにメールを分け、それぞれに異なるサブジェクトを付けて送る方が読み手にとって処理しやすい。「サブジェクトの一覧を見れば、対応もれや処理のし忘れがなくなる」(通信会社のIT部門に勤務するG氏)からだ。

 同様に、「メールをやり取りしているうちに話題が変わった場合は、サブジェクトを付け替えるべき」(C氏)。特に、メーリングリストでのやり取りでは、サブジェクトの付け替えは必須である。

 メールのやり取りに直接参加していない読み手は、話の経緯を逐次追っているわけではない。そのためサブジェクトを見て、メールの内容が分かることが必要だからである。

 また用件の重要度や緊急度を明示するために、【重要】、【緊急】、【要返信】といったラベルをサブジェクトの先頭に付けるのも有効だ。

 損保会社のシステム子会社に勤務するH氏は、「社内で重要度や緊急度の高いメールに付ける【要回答 ○月○日】、【依頼 ○月○日】、【至急】といった定型のラベルを決め、全員で使っている」という。ラベルの使用をルール化したことで、「メンバー間で重要または緊急のメールの見落としを大幅に減らせるようになった」(同)。

「処理しやすい」、「内容が正確に分かる」メールの条件と鉄則
読み手の視点に立って、「処理しやすい」、「内容が正確に分かる」メールを書くには、 サブジェクト、本文の冒頭、レイアウト、文章表現のそれぞれで、守るべき鉄則がある
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出典:日経ITプロフェッショナル、2005年3月号 特集「速効メール術」を改題して再編集
記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。